Skal vi mødes digitalt – eller face to face?

Coronatiden har lært os at holde digitale møder i lange baner på Zoom, Teams og Skype. Tiden har også lært os, at ikke alle digitale møder lykkes. Specielt kan møder, der kræver input og aktiv medvirken fra en stor flok mødedeltagere være vanskelige at drible godt i mål.

Det ved Spektrum Arkitekterne meget om, for en del af deres arbejde er at inddrage borgere og brugere i alle faser af arbejdsprocessen. Før marts 2020 var det ved fysiske møder, men det seneste år har de arbejdet med at oversætte deres metoder, så de passer til nye online-formater.

På fornem vis demonstrerede arkitekterne online-formatet, da de i januar 2021 var værter ved en digital workshop om fremtidens idrætscenter i Skørping – tre timer med 69 mennesker.

Hvad deltagerne ikke vidste var, at det var stjernehårdt arbejde for mødelederne, og forud for de tre timers Zoom-workshop gik mange timers minutiøs forberedelse.

Som at løbe en maraton

”Det var som at løbe en maraton,” fortæller Joan Raun, som ledede workshoppen på vegne af Spektrum Arkitekterne.

Hendes kollega Sofie Willems var også ’på’ med oplæg undervejs, og i kulissen hjemme på tegnestuen blev de assisteret af en tredje kollega, som deltagerne ikke så på skærmen. 

”I de tre timer var vi alle topengagerede. Man forestiller sig ikke hvor meget forberedelse, der skal til for at få det hele til at spille,” siger Joan Raun og sammenligner forløbet med en film. Den tager lang tid at producere, og når den løber over lærredet tager den blot et par timer.

”Vi har alle prøvet onlinemøder, hvor teknikken ikke fungerer, og der går lang tid med skærme, som skal deles osv. For os var det vigtigt at teknikken kørte glat, så deltagerne fik en god oplevelse.”

For at få luget ud i de tekniske udfordringer, lavede arkitekterne små drejebøger med skærmbilleder og forløb og generalprøve, og deres forberedelse gav pote, for der var hverken knaster eller udfald. De mange skift fra én oplægsholder til en anden, fra powerpoint til video, fra plenum til gruppearbejde, kørte bare.

Velkomst med virtuelle spilleregler

I sin velkomst oplistede Joan Raun de virtuelle spilleregler for mødet og viste, hvor på skærmen de forskellige funktioner kunne slås til og fra. Selv om mange efter 10 måneder med hjemmearbejde er vant til digitale møder, skabte spillereglerne en fælles ramme. Og her blev Alexander, introduceret. Alexander er projektmedarbejder i Fremtidens SIC. I dagens anledning sad han klar ved telefonen til at hjælpe, hvis en workshopdeltager havde tekniske problemer.

Afvekslende og overraskende

Efter de tre timer var der stor anerkendelse fra workshoppens deltagere for et afvekslende og inspirerende forløb. Det afvekslende kom ikke blot af skift mellem oplæg i plenum og gruppearbejde, hvor alle kunne komme til orde, nøjagtig som ved fysiske møder, men her altså fra hver sin skærm.

Afvekslingen kom også i to såkaldte Mentimeter-øvelser. Mentimeter er et digitalt afstemningsprogram, og da Joan Raun i den første øvelse bad deltagerne angive deres køn og foretrukne idræt, så man som workshopdeltager både ens egen og de andres reaktion afbilledet i søjler og cirkler på skærmen. Mentimeter-øvelse nummer to var en regulær afstemning om billeder af idrætsfaciliteter, som bagefter gav god anledning til debat i grupperne.

Fremtidsrejse

Det tredje og meget overraskende element var en meditativ fremtidsrejse til det idrætscenter, workshopdeltagerne drømmer om. På denne drømmerejse var det uden tvivl en fordel, at deltagerne kunne sætte sig til rette i sofaen hjemme i stuen med et tæppe om benene, frem for at være i et stort lokale med mange andre.  

Malene Abildgaard, workshopdeltager, siger om dette programpunkt:

”Den del, der hed drømmerejsen, var overraskende. Det havde jeg ikke prøvet på den måde før. Det var ret vellykket, netop fordi vi havde haft det indledende arbejde med inspirationsbilleder, var det ret konkrete billeder, der poppede op i folks hoveder.”

Minutiøs tidsplan

I online-formatet kunne mødeværten trække alle grupper tilbage i plenum med et tryk på en tast. Så tiden holdt.

”Ved et fysisk møder kan man være mere spontan. Du kan trække et gruppearbejde eller give lidt længere tid til en øvelse,” fortæller Joan Raun.

Det betød så også, at det fysiske mødes ”smalltalk” mellem deltagerne i en pause eller på vej fra et lokale til et andet mangler.

"Det kan være svært at have føling med, hvordan folk har det, når man ikke har fysisk øjenkontakt med deltagerne. Det kan næsten føles som at tale til en dør," siger Joan Raun, som grundlæggende er tilfreds med mødets forløb.

"Vi følte, at det gik godt og via forskellige tilkendegivelser undervejs, fik vi en god fornemmelse for, at folk var med og stemningen god."

Arkitekternes ønske, var at blødgøre formatet, så det blev sjovt og uformelt at deltage. "Da vi var ved at være færdige og havde sagt tak for i dag, lod vi chatten stå åben, så folk kunne skrive en sidste kommentar eller give et godt råd inden de loggede af. På den måde efterlignede vi den bløde overgang på afslutningen af et fysisk møde, hvor nogle altid bliver hængende lidt længere end andre," siger Joan Raun.

Følelse af civilsamfund

Rasmus Andresen, mødedeltager, giver point til arrangørerne for at holde workshoppen trods corona-nedlukningen.

”Det er fint, at vi ikke udskyder. Og det er fint at få en følelse af fællesskab. Når vi skal have corona, er det heldigt, at vi har fået det nu og ikke for 15 år siden. For den gang ville vi ikke kunne have gennemført det. Nu kan vi mødes og have en følelse af civilsamfund. Det er rigtig godt,” siger Rasmus Andresen.

Denne workshop var 'kick off' til en proces henover foråret, hvor de første streger til Fremtidens SIC skal tegnes.