Som idrætsforening kan man stort set ikke undgå at "behandle" personoplysninger, idet enhver indsamling, registrering, opbevaring, videregivelse mv. af personlige oplysninger er omfattet af loven. Og det gælder, hvad enten de personlige oplysninger vedrører foreningens egne medlemmer, eller de vedrører andre personer.
Som idrætsforening er der 4 vigtige spørgsmål, man må forholde sig til:
1) Gælder loven også for os?
Ja, persondataloven gælder både for offentlige myndigheder og private virksomheder, foreninger og lignende.
En idrætsforening er altså omfattet af loven, når den fx. registrerer medlemmernes navne, adresser mv. på en computer eller har disse oplysninger liggende i et papirkartotek.
2) Hvilke oplysninger må vi registrere og gemme mv.?
Som idrætsforening er man naturligvis nødt til at have et register over sine medlemmer. Og en idrætsforenings registrering af oplysninger er som udgangspunkt uproblematisk i forhold til persondataloven.
De oplysninger en idrætsforening må registrere om sine medlemmer, er det man kan kalde "sædvanlige medlemsoplysninger" som fx. navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, tillidsposter og andre hverv mv.
En forening vil som udgangspunkt også kunne registrere oplysninger af mere speciel karakter, fx oplysninger om et medlems bedste score, golfhandicap, certifikat niveau mv.
Når man som idrætsforening registrerer oplysninger om medlemmerne, skal man følge det, der hedder "god databehandlingsskik". Det betyder i første omgang, at der er nogle minimumskrav, som skal være opfyldt:
For det første skal der være et klart og sagligt formål med at indsamle oplysningerne. Almindelig registrering af medlemmernes navn, adresse, telefonnummer og fødselsdato og lignende tjener et sagligt formål – nemlig at kunne komme i kontakt med medlemmet og opkræve (det rigtige) kontingent. Derimod er der ikke umiddelbart noget sagligt formål med fx. at registrere oplysninger om et medlems politiske eller religiøse tilhørsforhold.
Man må heller ikke indsamle flere oplysninger end nødvendigt i forhold til formålet. En idrætsforening må altså indsamle de medlemsoplysninger, som er nødvendige at have, for at foreningen kan fungere og servicere sine medlemmer.
Herudover skal de oplysninger, man registrerer, være korrekte og relevante. Det betyder, at man skal rette eller slette oplysninger, som viser sig at være urigtige eller vildledende. Det samme gælder oplysninger, som det viser sig ikke længere er nødvendigt for foreningen at ligge inde med.
3) Hvad skal vi fortælle vores medlemmer, når vi registrerer oplysninger om dem?
Som udgangspunkt skal det enkelte medlem informeres om, hvad klubbens formål er med at registrere de oplysninger, der bliver indsamlet. Klubben behøver dog ikke at informere medlemmerne om dét, som de godt ved i forvejen. Hvis klubbens eneste formål med at registrere oplysninger således er almindelig medlemshåndtering – hvilket er det sædvanlige - så behøver man altså ikke aktivt at fortælle medlemmet dét.
Hvis der ud over den sædvanlige personkreds i foreningen – bestyrelsen mv. – er andre, der har adgang til de registrerede oplysninger, så er det en god ide at gøre medlemmerne opmærksomme på det.
Anmeldelse til Datatilsynet
Så længe man kun behandler oplysninger om sine medlemmer, skal man ikke foretage en såkaldt anmeldelse til Datatilsynet. Men det skal man til gengæld, his man behandler oplysninger om personer, der ikke er medlemmer af foreningen, eksempelvis en ansat træner.
4) Hvad må vi gøre med oplysninger om vores medlemmer?
Som nævnt er man som idrætsforening nødt til at have et register over sine medlemmer. Og de oplysninger foreningen må registrere om sine medlemmer, er "sædvanlige medlemsoplysninger" som fx. navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse mv.
De oplysninger, som foreningen har registreret om
medlemmerne, må kun anvendes i overensstemmelse med det formål, som de oprindeligt er ind-samlet til.
Videregivelse af medlemslister i foreningsblade mv. kan som udgangspunkt ske uden den enkeltes (medlemmets) samtykke, hvis bladet kun distribueres til medlemmer.
Hvis foreningen i øvrigt ønsker at videregive (offentliggøre mv.) oplysninger om et medlem eller andre, som foreningen har oplysninger om, så må man spørge den pågældende om lov.
I mange situationer er det praktisk, at medlemmerne – evt. via foreningens hjemmeside – har adgang til foreningens medlemsfortegnelse. Men før man offentliggør medlemsfortegnelsen på foreningens hjemmeside - og dermed på det åbne internet - skal man faktisk spørge hvert enkelt medlem om lov.
Man må dog gerne lægge medlemslisten på en lukket side, hvor det ved hjælp af fx. password og adgangskode sikres, at det kun er medlemmerne af foreningen, der har adgang.
Også med hensyn til offentliggørelse af billeder på en hjemmeside skal man være varsom; det er nemlig ikke alle billeder man må lægge ud uden medlemmernes (eller træner, forælder mv.) samtykke:
Ved portrætbilleder skal man altid sørge for at have den portrætteredes samtykke, før man lægger billedet på hjemmesiden.
Med hensyn til situationsbilleder – altså billeder, som har til formål at vise en situation eller aktivitet – så kan disse som udgangspunkt frit lægges på hjemmesiden, hvis de er harmløse. Men hvis et situationsbillede kan krænke en person, der er på billedet, skal man spørge om lov, før man lægger billedet på hjemmesiden. Det kan fx. være tilfældet med billeder fra en klubfest, hvor Gert og Gerda kysser hinanden.
Videregivelse af oplysninger om medlemmerne – fx en medlemsliste – til en privat virksomhed, der gerne vil markedsføre produkter over for foreningens medlemmer, kan kun gøres med samtykke fra det enkelte medlem.
Og som idrætsforening må man heller ikke udsende markedsføringsmateriale på vegne af en virksomhed til medlemmerne, uden at hvert enkelt medlem på forhånd har givet sit samtykke.