Corona kalder på digitale løsninger – disse muligheder har foreninger

Sundhedskrisen påvirker foreninger, der må aflyse træninger, arrangementer og fysiske møder. En række digitale løsninger kan hjælpe jer til at holde aktiviteter kørende.

Generalforsamlingen kan faktisk godt foregå helt eller delvist digitalt.

Aflyste træninger, bestyrelsesmøder og generalforsamlinger.

Læs også: Sådan håndterer foreninger generalforsamlingen i coronatiden

Coronavirus og forsamlingsloftet har ramt foreningerne igen, og der opfordres til at følge retningslinjerne og blandt andet aflyse alle sociale aktiviteter og udover træningen i den kommende tid.

Men bare fordi alle foreninger ikke kan mødes fysisk til træning, bestyrelsesmøder og arrangementer, på samme måde som de plejer, behøver de ikke gå helt i stå. Der findes mange digitale værktøjer, som kan hjælpe jer til at opretholde en vis aktivitet i denne svære tid.

Møder i foreningen

I denne krisetid er det belejligt at diskutere, hvordan I håndterer situationen, mens foreningen og aktiviteterne er helt eller delvist lukket ned på grund af corona-situationen.

Men det er svært, når sociale aktiviteter ifølge retningslinjerne bør aflyses, og I ikke må samles over 10 personer, medmindre I sidder ned på faste pladser og opfylder arealkravet på mindst 2 m2 per deltager. I så fald er forsamlingsloftet fortsat 500. Det gælder for eksempel også for traditionelle bestyrelsesmøder.

Men selvom I måske ikke kan opfylde de krav eller ønsker at holde et fysisk møde, behøver coronavirus ikke aflyse møderne helt. De kan nemlig sagtens holdes digitalt enten som telefonmøder eller som videokonferencemøder, mener Tina Samsø Udholm, som er digital foreningskonsulent.

Er der tale om telefonmøder, anbefaler hun tjenesterne Evercall (81 11 12 13) og Firstcom (42 11 42 11).

De fungerer således, at i på forhånd aftaler en ottecifret kode, for eksempel mødelederens telefonnummer. Herefter ringer alle mødedeltagere til tjenestens telefonnummer, indtaster den aftalte kode, og så er telefonmødet i gang.

Læs også: Guide til online møder i foreningen

”Hvis I har brug for at dele noget under møderne, kan I bruge værktøjer som Skype for Business eller nogle af de andre gratis produkter. Zoom har et godt produkt, som er rigtig nemt at bruge, hvis man ikke er så bekendt med videokonferencer,” anbefaler hun.

Der findes også online bestyrelsesportaler som BetterBoard og Board Office, som I kan bruge til alt fra dagsordener og dokumenter til debatter og kommunikation.

Digital generalforsamling

Nogle foreninger står også over for generalforsamlinger, men møder, hvor foreninger samler mange medlemmer i samme rum, for eksempel en generalforsamling, er udfordrende i øjeblikket.

Den seneste ændring af forsamlingsreglerne til max. 10 personer, som trådte i kraft den 26. oktober, gælder dog ikke reglen for forsamlinger, hvor folk i al væsentlighed sidder ned, altså typisk en generalforsamling. Her er reglen fortsat max. 500 og et arealkrav på 2 m2 pr. deltager.

Hvis I alligevel ikke ønsker at afholde en fysisk generalforsamling, kan den godt foregå digitalt. Men det kræver, at det fremgår af foreningens vedtægter. Som udgangspunkt er generalforsamlingen nemlig et fysisk møde.

Derfor skal vedtægterne ændres, før en generalforsamling kan foregå digitalt, og det kræver et fysisk møde. Så tiden nu kan bruges til at overveje de nødvendige vedtægtsændringer.

DGI samarbejder med NemGeneralforsamling, som giver 50 procent rabat til medlemsforeninger.

Læs også: Gør generalforsamlingen digital

Øget medlemsinvolvering

Selvom I ikke ønsker at hoppe ud i en digital generalforsamling, kan I få glæde af at involvere medlemmerne i vigtige spørgsmål.

”Nogle debatter og afstemninger kan I godt tage online. På den måde kan I bruge det digitale værktøj til en indledende debat og til at tage nogle af diskussionerne på forhånd. En forening fik pludselig mange flere forslag end normalt ind, fordi det er super nemt digitalt,” siger Tina Samsø Udholm.

Online regnskab og drev

Hvis du er i en forening, der har aflyst et bestyrelsesmøde, kan du tænke over, hvad det er, du savner, og hvad du gerne vil have mulighed for at dele. Det kunne for eksempel være et online regnskabssystem, så alle i bestyrelses kan tilgå det, uden at kassereren skal printe det ud.

I kan også overveje, om vigtige dokumenter og papirer bedst opbevares i nogle ringbind på et kontor, eller om det er smartere at placere dem på et fælles online drev som Dropbox eller Google Drive

”I kan nemt tilgå de ting, I har brug for online. Det er ikke, fordi online er bedre end det fysiske, men det giver en anden transparens,” siger Tina Samsø Udholm.

Livestreaming

Selvom den fysiske træning i nogle foreninger er helt eller delvist aflyst, behøver jeres medlemmer ikke lægge sig på sofaen med benene oppe. I kan benytte digitale løsninger til at livestreame træning eller øvelser, så medlemmerne holder sig i gang.

Mange foreninger havde i foråret succes med kreative digitale løsninger som fælles online-træning via livestreaming, online træningsprogrammer og challenges.

Læs også: Corona og økonomiske konsekvenser – hvad gør du som idrætsforening?

Lasse Kjær, esportskonsulent i DGI Nordjylland, har lavet videoguiden nedenfor, som viser, hvordan man livestreamer. Du kan også læse, hvordan du kommer i gang i artiklen: Sådan kommer du i gang med livestreaming.

Benyt anledningen

I det hele taget opfordrer Tina Samsø Udholm til, at foreninger igen benytter den triste anledning til at kigge på digitale løsninger.

”Vi skal ikke ændre hele vores adfærd på grund af corona, men det giver anledning til at se på, om der er noget, der kunne være nemmere,” siger hun.

Anledningen kan også bruges til at overveje jeres kriseberedskab, så I er bedre sikret fremover, forklarer Tina Samsø Udholm.

”Tænk over, hvad I gør, hvis sådan noget sker? Vi skal ikke gå i panik, men det er en god anledning til at tænke over, hvordan vi reagerer og håndterer det praktisk, når der sker noget som det her. Det er det samme, hvis I får en positiv børneattest, eller kassereren løber med kassen.”

Meld jer til DGI’s online kurser

Mange af DGI’s fysiske kurser og uddannelser i den kommende tid er aflyste, men det er de mange onlinekurser ikke. Du kan se de aktuelle onlinekurser og webinarer her.

Læs også: Digital generalforsamling fik stor succes og gav øget interesse blandt medlemmerne

DGI opfordrer til, at I kommer med input til emner. Så kan et onlinekursus hurtigt sættes op.

Alle forslag kan rettes til Tina Samsø Udholm på 79404767 eller tina.samsoe.udholm@dgi.dk.

Opdateret 28. oktober 2020.