Den nye bestyrelses arbejde

Inden arbejdet i bestyrelsen for alvor går i gang i den nye forening, skal I overveje, hvilken forretningsorden I vil arbejde efter, hvilket regnskabsprincip I vil følge, og hvordan I vil registrere jeres medlemmer.

Bestyrelsens forretningsorden

Forretningsordenen er en intern beskrivelse af, hvordan arbejdet i foreningens bestyrelse skal foregå.

En forretningsorden kan give svar på:

  • Hvor tit skal bestyrelsen holde møder?
  • Hvor skal møderne foregå?
  • Hvem laver dagsorden til møderne?
  • Hvad skal dagsordenen indeholde? (Tidspunkt, dato, sted og indhold – herunder godkendelse af dagsorden, godkendelse af referat fra sidste møde, beskrivelse af, hvordan punkterne skal behandles, og hvad målet med punkterne er, regnskabsorientering samt dato for næste møde)
  • Hvem skriver referat af bestyrelsesmøderne?
  • Hvem er ordstyrer/mødeleder til møderne?
  • Hvad forventer bestyrelsesmedlemmerne af hinanden før, under og efter bestyrelsesmøderne?

Regnskabsprincip

Det er en rigtig god idé, at kassereren fører regnskabet løbende, og at kassereren for eksempel hver anden måned præsenterer en status af regnskabet på bestyrelsesmøder. I vedtægterne skal det tydeligt fremgå, hvem der tegner foreningen økonomisk – foreningens tegningsret.

I foreningens regnskabsprincipper er det hensigtsmæssigt at have beskrevet forventningerne til de kritiske revisorer. Forventningerne kan for eksempel bestå i, at det forventes af de kritiske revisorer, at de tre gange om året skal præsenteres for en status af foreningens regnskab.

Bestyrelsen skal have besluttet, hvordan foreningens regnskab opstilles. Opstillingen af regnskabet har sammenhæng med, hvor mange medlemmer foreningen har. Der kan blandt andet tages stilling til:

  • Hvor skal regnskabet føres (i et hæfte, på en computer, via et regnskabsprogram på internettet eller på en anden måde)?
  • Hvordan skal originale bilag opbevares (foreningen bør kun udbetale godtgørelse i forbindelse med originale bilag)?
  • Hvordan skal indtægter og udgifter stilles op (i simple indtægts- og udgiftskolonner eller som dobbelt bogholderi)?

Medlemsregistrering

Foreningen skal have lavet et register over dens medlemmer. Registeret skal bruges til at:

  • Indberette medlemstal til for eksempel kommunen, idrætsorganisationer og andre
  • Søge økonomisk aktivitetsstøtte hos kommunen (medlemstallene skal bruges til udbetaling af aktivitetsstøtte)
  • Lave regnskab ud fra antal betalende medlemmer

Medlemsregisteret skal minimum indeholde følgende nødvendige oplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • E-mail og telefonnummer (for medlemmer under 18 år tilrådes det, at det er forældres eller værges)
  • Fødselsdato og –år
  • Om medlemmet er kontingentbetalende, kontingentfri, eller om kontingent er nedsat

Opbevaring af medlemsregister

Vær opmærksom på, hvordan et medlemsregister opbevares. Et medlemsregister må for eksempel ikke offentliggøres på foreningens hjemmeside; jævnfør persondataloven.

Læs mere: Billede og video på nettet - hvad siger loven?