Generalforsamling i april og maj i lyset af coronarestriktioner

OPDATERET DEN 25. MARTS 2021: Forsamlingsreglen, der fra 6. januar blev sænket til max. 5, gælder fortsat. Det nuværende forsamlingsloft på max. 5 indendørs gælder frem til 19. april. Hvad gør man så? Få svar på foreningens spørgsmål her.

Steen F. Andersen, DGI's juridiske chef, giver her svar på vigtige spørgsmål om generalforsamling efter 22. marts 2021: 

Om forsamlingsbekendtgørelsen

Fra 6. januar 2021 blev forsamlingsbekendtgørelsen ændret, så der ikke må være forsamlinger, hvor der er flere end fem til stede på samme sted og tid, og der er ikke længere en særregel for siddende forsamlinger. Forsamlingsreglen på max. fem var i første omgang gældende til og med 7. februar 2021, men blev forlænget til og med 28. februar 2021. Disse regler er yderligere forlænget, så de også gælder efter 1. marts 2021.

Fra 22. marts 2021 gælder en ny forsamlingsbekendtgørelse, som forlænger det indendørs forsamlingsloft på fem personer, så det gælder frem til 19. april 2021. Forinden kan der selvfølgelig komme ændringer. Den politiske rammeaftale af 22. marts 2021 for genåbningen indeholder, at der medio april skal ses lempelse af forsamlingsreglerne, og at der fra 6. maj 2021 er udsigt til, at der kommer særlige regler for siddende forsamlinger. Men hvad forsamlingsloftet bliver i sådanne sammenhænge vides pt. ikke. Det ligger dog også i rammeaftalen, at der trods generelle lempelser kan forekomme lokale indskrænkninger. Det afgørende for at kunne holde sædvanlig indendørs generalforsamling er, at forsamlingsloftet hæves væsentligt i al fald for siddende forsamlinger.

Forsamlingsreglerne betyder altså, at det stadig ikke er muligt at holde fysisk generalforsamling, og det ser ud til også at gælde i april.
Dog vil det være muligt at afholde en udendørs generalforsamling med 50 deltagere, men for mange foreninger er det ikke en anvendelig mulighed.

Hvad gør foreningen, hvis vedtægterne kræver, at der skal holdes generalforsamling inden udgangen af april 2021?

Fysisk afholdelse er efter de gældende regler i de fleste tilfælde ikke mulig. Som anført ser det heller ikke ud til at være muligt i april 2021. Men fra den 6. maj er der realistisk udsigt til, at der indendørs kan holdes de sædvanlige generalforsamlinger, dog kender vi ikke antalsbegrænsninger, afstandskrav og arealkrav endnu.

Bestyrelsen kan vælge at indkalde til generalforsamlingen i april med bemærkning om, at den bliver aflyst og udsat, hvis forsamlingsreglerne forhindrer afholdelsen. Der skal så ske ny indkaldelse med det vedtægtsbestemte varsel, når datoen kan fastlægges. Hvis der allerede har været indkaldt, og denne generalforsamling må aflyses, skal der også ske indkaldelse på ny.

Bestyrelsen kan i stedet vælge at orientere om, at generalforsamlingen indtil videre ikke kan afholdes, og at bestyrelsen vil indkalde, så snart forsamlingsreglerne giver mulighed for at holde generalforsamling.

Bestyrelsen kan også allerede nu informere om, at der ikke er mulighed for at holde generalforsamlingen inden for vedtægternes frist, og at der derfor nu indkaldes til generalforsamling i maj 2021 (eller juni). Generalforsamlingen skal holdes hurtigst muligt efter, at det er blevet muligt.

Kan generalforsamlingen afholdes elektronisk (digitalt)?
Den fysiske generalforsamling kan ikke ændres til en elektronisk (digital) generalforsamling, medmindre denne mulighed allerede fremgår af foreningens vedtægter. Det skyldes, at det i udgangspunktet er en medlemsrettighed at kunne møde frem til en fysisk generalforsamling. Denne medlemsrettighed tilgodeser alle medlemmers mulighed for at deltage. Der vil i mange idrætsforeninger være medlemmer, der ikke kan deltage i elektronisk generalforsamling, og derfor kræver gennemførelse af elektronisk generalforsamling, at medlemmerne på en generalforsamling har haft mulighed for at debattere og beslutte, om denne mulighed skal indføres i vedtægterne.

Dog vil der i nogle tilfælde kunne siges at foreligge nødret, som kan begrunde, at der afholdes elektronisk generalforsamling, selvom dette ikke fremgår af vedtægterne. Det kræver, at der er presserende forhold, som gør det nødvendigt at få afholdt generalforsamlingen snarest, og at det er uforsvarligt at udsætte den. Det kan eksempelvis være tilfældet, hvis et flertal af bestyrelsesmedlemmerne er stoppet, eller foreningen står foran at skulle træffe store beslutninger, der haster. Selve den tid, der er gået, fra det tidspunkt, hvor generalforsamlingen skulle være afholdt efter vedtægterne, kan i nogle situationer også være et element, hvorved bemærkes, at det ikke har været muligt at afholde generalforsamling i januar-marts og måske heller ikke i april 2021.

Det er en vurdering, som bestyrelsen i den enkelte idrætsforening må foretage, om der er et grundlag for at afholde generalforsamlingen elektronisk. Det er dirigenten på generalforsamlingen, der skal påse dette spørgsmål i forbindelse med sin stillingtagen om, at mødet er lovligt.

Hvis generalforsamlingen afholdes elektronisk, skal medlemmerne gøres bekendt med, hvordan tilmelding og deltagelse foregår, og det skal sikres, at det kun er de stemmeberettigede, der har mulighed for at deltage, og der skal være mulighed for hemmelig afstemning både om forslag og valg. Disse forhold skal bestyrelsen sikre, og dirigenten skal kontrollere, at gennemførelsen er lovlig.

Men det klare udgangspunkt er altså, at generalforsamlingen udskydes til fysisk afholdelse, når forsamlingsreglerne igen gør det muligt. Der er ikke tale om nødret i almindelighed, medmindre den lovbestemte forhindring i at afholde generalforsamling bliver langvarig. Som anført ser det ud til, at reglerne lempes fra 6. maj 2021, og når det sammenholdes med de typiske frister for at varsle afholdelse af generalforsamlingen, er der ikke grundlag for i almindelighed at antage nødret.

Hvordan er bestyrelsen stillet, hvis det trækker ud med at holde generalforsamling
Situationen vil være den, at nogle bestyrelsesmedlemmer sidder på ”overtid”, og bestyrelsen er i denne situation berettiget til at holde den almindelige drift i gang, og træffe de hertil hørende nødvendige beslutninger, men bestyrelsen må ikke træffe ekstraordinære beslutninger, der ikke er et led i varetagelsen af den almindelige drift, og må ikke tage forskud på beslutninger, som generalforsamlingen forventes at træffe. Bestyrelsen agerer altså som en slags forretningsministerium.

Vi opdaterer, når der er nyt 
Vi følger forsamlingsreglerne, og vil opdatere, når der er nye regler. 

Steen F. Andersen, Juridisk chef, 25. marts 2021.

Læs også hele historikken med ændringer i regler for generalforsamlinger fra foråret 2020 og frem.