Nu kan idrætsforeninger igen holde fysisk generalforsamling

OPDATERET DEN 14. juni 2021: Forsamlingsreglerne tillader igen fysisk generalforsamling. Pr. dags dato er den antalsmæssige begrænsning bortfaldet, og der er ikke krav om værnemidler, men om coronapas.

Steen F. Andersen, DGI's juridiske chef, giver her svar på vigtige spørgsmål om generalforsamling fra 14. juni. 

Som led i genåbningen af Danmark blev der fra 6. maj 2021 indført lempede regler for indendørs forsamlinger. Den almindelige forsamlingsregel var fra 21. maj 2021, at der må være 50 forsamlet indendørs, og det blev forhøjet til 100 fra 11. juni, og forventes forhøjet til 250 fra 1. juli 2021. Disse regler suppleres fra 21. maj 2021 af særlige regler for siddende forsamlinger, som det også var tilfældet fra juni 2020 til 6. januar 2021. Reglerne for siddende forsamlinger betød, at der fra 21. maj kunne være samlet op til 1.000 personer i sektioner af 500. Fra 14. juni er der ikke nogen antalsmæssig begrænsning, og kravet om sektionsopdeling ved flere end 500 deltagere er også bortfaldet. Derfor vil det igen være muligt for alle idrætsforeninger at holde fysisk generalforsamling. Generalforsamling må holdes også i foreningens egne lokaler, når det sker i overensstemmelse med de krav og retningslinjer, som gælder for konferencer og møder omfattet af regler fastsat af Erhvervsministeriet. De samme regler gælder for erhvervsdrevne konferencesteder, hoteller mv.

Hvis der er lokale nedlukninger, skal disse selvfølgelig respekteres.

Hvilke særlige krav gælder for siddende forsamlinger?

Adgangen til at holde generalforsamlinger og andre møder med mange siddende deltagere forudsætter, at en række krav skal opfyldes.

  • Der er ikke antalsmæssig begrænsning.
  • Adgang kræver coronapas. Dette er et lovbestemt krav, som gælder for personer, der er 15 år og derover, og som ikke er fritaget for coronapas. Bestyrelsen, der er ansvarlig for generalforsamlingen, skal sikre at kravet påses. Bestyrelsen kan få frivillige ledere til at forestå denne opgave. Det er lovligt at holde generalforsamlingen, selvom det kan betyde, at medlemmer, der ikke har coronapas, ikke kan deltage. Kravet kan i stedet påses af den ansvarlige for det sted, hvor mødet holdes. Hvis en person, der er omfattet af kravet om coronapas, ikke har et sådant, må den pågældende ikke deltage.
  • Deltagerne skal i det væsentlige sidde ned. Deltagerne bør sidde på faste pladser.
  • Der er et arealkrav til lokalet, så der er mindst 2 m2 pr. deltager.
  • Der skal være mindst 1 m mellem de siddende. Ved sang er anbefalingen, at der skal være mindst 2 meters afstand.
  • Det er lovligt at kræve tilmelding i passende tid forud for generalforsamlingen, da bestyrelsen forud for mødet skal påse, at arealkrav og afstandskrav kan overholdes. Det må anbefales, at der stilles krav om tilmelding.
  • Hvor kan generalforsamlingen afholdes?
    Generalforsamlingen kan holdes i foreningens egne lokaler, når kravene om pladsforhold gør det muligt. Det gælder altså også, selvom der er flere til stede end den almindelige forsamlingsregel tillader. Generalforsamlingen kan også holdes på et sted, hvor en erhvervsdrivende har ansvaret for lokalet (konferencesteder, hoteller o.l.). Når der indkaldes til generalforsamlingen, vil det derfor være i orden, at det anføres, at der kommer endelig information om mødested, når det vides om foreningens egne lokaler kan bruges, eller det holdes et andet sted.
  • Der er ikke krav om værnemidler (mundbind/visir).
  • Der må ske bespisning.
  • Hvis der er flere end 500 deltagere skal der udarbejdes en sundhedsplan. Da dette sjældent vil være tilfældet, omtales kravene til en sundhedsplan ikke.
  • Der skal være fokus på ventilation.
  • Der skal være information om de almindelige coronaforholdsregler, og der skal være adgang til vand og sæbe eller håndsprit.
  • Der er ikke krav om deltagerregistrering. Men det er under alle omstændigheder en god idé at foretage deltagerregistrering, hvis der efterfølgende bliver behov for smitteopsporing. Der kan registreres navn, telefon og e-mail.

Hvad gør vi med de generalforsamlinger, der allerede skulle være afholdt?

Mange foreninger har været nødt til at udsætte forårets generalforsamling indtil reglerne tillader, at der holdes fysisk generalforsamling. Foreningerne har været i en situation, hvor det ikke har været muligt at overholde vedtægternes krav om, at generalforsamlingen skulle holdes i januar, februar, marts eller april 2021. Da reglerne nu tillader selv store siddende forsamlinger, bør foreningens bestyrelse sørge for, at der snarest muligt holdes generalforsamling. Vedtægternes krav om indkaldelse og frist for varsling af generalforsamlingen skal selvfølgelig overholdes.

Kan generalforsamlingen holdes elektronisk (digitalt)?

En generalforsamling er et fysisk møde, medmindre vedtægterne indeholder en regel om, at generalforsamlingen helt eller delvist kan holdes som elektronisk (digital) generalforsamling. Derfor er udgangspunktet, at generalforsamlingen skal holdes som et fysisk møde, som det er sædvanligt, og at det heller ikke er muligt, at medlemmer tilbydes muligheden for at deltage online som supplement til den fysiske deltagelse.

Det vil være lovligt, at der streames fra den fysiske generalforsamling uden at det giver anledning til at ytre sig eller til at stemme, men så skal deltagerne i den fysiske generalforsamling orienteres om, at mødet streames.

Hvordan er en bestyrelse, der sidder på ”overtid”, stillet?

I mange foreninger sidder bestyrelsen på ”overtid”, fordi generalforsamlingen skulle være holdt. Da det som følge af forsamlingsreglerne har været umuligt at holde fysisk generalforsamling, er der tale om force majeure, og bestyrelsesmedlemmernes valgperiode gælder frem til generalforsamlingen afholdes. Bestyrelsen skal sørge for almindelig drift, men må ikke træffe ekstraordinære beslutninger, der ikke er nødvendige for at sikre den almindelige drift. Bestyrelsen må heller ikke tage forskud på beslutninger, som generalforsamlingen skal tage stilling til.

Opdatering

Notatet vil blive opdateret i det omfang bekendtgørelser og sektorpartnerskabsretningslinjer giver anledning til det.

Steen F. Andersen, Juridisk chef, den 14. juni 2021.

Læs også hele historikken med ændringer i regler for generalforsamlinger fra foråret 2020 og frem.