Sådan håndterer foreninger generalforsamlingen i coronatiden

OPDATERET DEN 30. SEPTEMBER 2020: Nu kan generalforsamlinger igen foregå fysisk også med flere end 50 - siddende - deltagere.

Generalforsamling i JAI håndbold i 2019 i Aarhus - før spørgsmål foranlediget af Corona-virusset dukkede op. Foto: Anna Dunø Madsen

Fra 13. juli blev det muligt at gennemføre en generalforsamling fysisk - også med flere end 100 deltagere. Og den 18. september blev forsamlingsgrænsen over hele landet sænket til 50 deltagere. Men denne max. 50-regel gælder ikke for forsamlinger, hvor deltagerne i det væsentlige sidder ned, altså typisk en generalforsamling. Her er reglen fortsat max. 500 og et arealkrav på 2 m2 pr. deltager.

Kan vi udskyde generalforsamlingen til 2021?

Steen F. Andersen får ind imellem spørgsmålet: "Kan vi springe generalforsamlingen over i år, og så blot vente til den ordinære generalforsamling i 2021?"

Hertil svarer Steen F. Andersen: "Nej. Hensynet til, at generalforsamlingen bliver afholdt vejer tungere end at nogle er utrygge ved at deltage. Generalforsamlingen sikrer, at der aflægges beretning og regnskab, at indkomne forslag bliver behandlet og at bestyrelsesposter, hvor valgperioden er udløbet, bliver besat enten ved genvalg eller nyvalg. Derfor kan generalforsamlingen ikke bare springes over i år."

Fra 26. september 2020 kl. 12 gælder desuden følgende for forsamlinger over 50 deltagere: Kunder, besøgende eller deltagere  skal i al væsentlighed sidde ned på faste pladser med retning mod en scene, biograflærred, bane eller lignende.

Det vil sige, at der er nu en udtrykkelig regel om, at deltagerne sidder på faste pladser med retning mod et podie eller talerstol. Det har DGI’s advokat og juridiske chef, Steen F. Andersen præciseret og uddybet i en tilføjelse til vejledningen nedenfor.

Sådan var det ikke 12. marts, da  Steen F. Andersen, leverede de første svar på spørgsmål om corona-nedlukningen og foreningers håndtering af generalforsamlinger. Her er Steen F. Andersens notat à 13. maj 2020.

Og nedenfor sammenfatter Steen F. Andersen de regler om generalforsamling, som foregår efter den 8. juni:

Det er nu igen muligt at gennemføre generalforsamling fysisk. Den 18. marts blev der indført forbud mod forsamlinger med flere end 10 deltagere. Det gjorde det meget vanskeligt at gennemføre fysisk generalforsamling i en forening. Der var dog mulighed for at gøre det enten fysisk opdelt i flere lokaler eller i særlige tilfælde (nødretssituationer) at holde generalforsamlingen digitalt.

Møder med op til 500 deltagere er mulige

Fra den 8. juni gælder der helt nye regler. Forsamlingsbekendtgørelsen er nemlig blevet ændret, så møder hvor deltagerne i det væsentlige sidder ned, f.eks. generalforsamlinger, må afholdes, også selvom der efter 18. september er flere end 50 til stede, dog må der indtil videre max. være 500. Bekendtgørelsens regler skal overholdes og Sundhedsstyrelsens anbefalinger bør følges, og det indebærer særligt:

  • Der skal være mindst 2 kvadratmeter gulvareal pr. deltager.
  • De sædvanlige retningslinjer for hygiejne og adfærd skal efterleves, for eksempel hosteetikette, håndhygiejne, adgang til håndsprit, opsættelse af informationsplakater mv. og holde afstand.

Foreningen bør i øvrigt overveje

  • Forholdsregler, så der ikke er kø nogen steder.
  • At have en frivillig til stede, der særlig har fokus på hygiejne og adfærd.
  • Om forplejningen helt undlades eller består af noget, der serveres.

Digitalt møde skal stå i vedtægterne

Da der nu er rig mulighed for fysisk generalforsamling, vil det ikke længere være muligt at gennemføre digital generalforsamling uden en udtrykkelig regel i vedtægterne om muligheden, medmindre denne allerede er indkaldt (ud fra nødretssynspunkter) og er så nært forestående, at det ikke er praktisk muligt at ændre til fysisk generalforsamling.

Tag praktiske hensyn

Hvis ordinær generalforsamling allerede skulle være afholdt som følge af en tidsfrist i vedtægterne, skal bestyrelsen nu hurtigst muligt indkalde til generalforsamling. Der skal indkaldes med det varsel, som vedtægterne kræver, men det er helt naturligt, at der også tages praktiske hensyn, så datoen tager hensyn til ferie og foreningens øvrige aktiviteter.

Hvis der allerede var indkaldt til ordinær generalforsamling i foråret, men denne måtte aflyses, skal der altså indkaldes igen, og dagsordenen skal indeholde de punkter, som vedtægterne bestemmer. Bestyrelsen kan vælge at supplere sin beretning for sidste år med bemærkninger om forløbet i perioden med Coronavirus. Der kan fremsættes forslag under overholdelse af vedtægternes frister, men bestemmer vedtægterne, at forslag til ordinær generalforsamling skal fremsættes inden f.eks. 1. februar, kan der ikke fremsættes yderligere forslag efter denne frist.

Hvis generalforsamlingen bestemmer kontingentsatser og måske også budgettet, kan der her være en drøftelse af, om der er grund til at sætte kontingentet op eller ned, som følge af de økonomiske og aktivitetsmæssige konsekvenser af Corona-sitautionen.

Steen F. Andersen, juridisk chef, 13. juli 2020

Det ovenstående kan suppleres med, at den pt. gældende forsamlingsbekendtgørelse stadig indeholder en regel som gør, at bl.a. generalforsamlinger kan afholdes med flere end 50 deltagere, dog max. 500.

Indtil 25. september 2020 var reglen formuleret sådan:
”Lokaler, lokaliteter og arrangementer, begivenheder, aktiviteter eller lignende, hvor kunder, besøgende eller deltagere i det væsentlige sidder ned.”

Gældende fra 26. september 2020 kl. 12.00 er reglen følgende:
”Lokaler, lokaliteter og arrangementer, begivenheder, aktiviteter eller lignende, hvor kunder, besøgende eller deltagere i al væsentlighed sidder ned på faste pladser med retning mod en scene, biograflærred, bane eller lignende.” (det ændrede er af mig fremhævet med kursiv).

Der er nu en udtrykkelig regel om, at deltagerne sidder på faste pladser med retning mod et podie/en talerstol. Det er også normal praksis for en generalforsamling, og betyder altså, at der ikke må ske omrokeringer ved at lave gruppearbejde, opdeling i temamøder o.l. Derfor kan generalforsamlinger stadig afholdes med flere end 50 deltagere inden for reglerne

Steen F. Andersen, 29. september 2020. 

Denne vejledning følger op på tidligere notater om corona-krisens konsekvenser for generalforsamlinger i foreninger, først et notat à 12.3.2020, den 13.5.2020 og den 10. juni.