Sådan håndterer foreninger generalforsamlingen efter 8. juni

Nu kan generalforsamlinger igen foregå fysisk - også med flere end 50 deltagere.

Generalforsamling i JAI håndbold i 2019 i Aarhus - før spørgsmål foranlediget af Corona-virusset dukkede op. Foto: Anna Dunø Madsen

Efter den 8. juni 2020 er det igen muligt at gennemføre generalforsamling fysisk - også med flere end 50 deltagere. 

Sådan var det ikke 12. marts, da DGI’s advokat og juridiske chef, Steen F. Andersen, leverede de første svar på spørgsmål om corona-nedlukningen og foreningers håndtering af generalforsamlinger. Få svar på vigtige spørgsmål om generalforsamling i en tid med begrænsninger: Her Steen F. Andersens notat à 13. maj 2020.

Og her sammenfatter Steen F. Andersen de nye regler om generalforsamling efter den 8. juni:

Den 18. marts blev der indført forbud mod forsamlinger med flere end 10 deltagere. Det gjorde det vanskeligt at gennemføre en fysisk generalforsamling i en forening. Der var dog mulighed for at gøre det enten fysisk opdelt i flere lokaler eller i særlige tilfælde (nødretssituationer) at holde generalforsamlingen digitalt.

Møder med op til 500 deltagere er mulige

Fra den 8. juni gælder helt nye regler. Forsamlingsbekendtgørelsen er nemlig blevet ændret, så møder hvor deltagerne i det væsentlige sidder ned, for eksempel generalforsamlinger, må afholdes, også selvom der er flere end 50 til stede, dog må der indtil videre maksimalt være 500. Bekendtgørelsens regler og de sektorretningslinjer, som Kulturministeriet har fastsat, skal dog overholdes, og det indebærer særligt:

  •  Deltagerne skal sidde ned med mindst 1 meters afstand mellem hver person
  • Der skal være 2 meter mellem talerstol (eller andet sted, hvor der tales fra) og deltagerne
  • Der skal være mindst 2 kvadratmeter gulvareal pr. deltager.
  • De sædvanlige retningslinjer for hygiejne og adfærd skal efterleves, for eksempel hosteetikette, håndhygiejne, adgang til håndsprit, opsættelse af informationsplakater med videre.
  • Kulturministeriets skal retningslinjer overholdes, når generalforsamlingen afholdes i egne lokaler. Det betyder, at der skal være fokus på afspritning eller rengøring af kontaktflader og genstande, der anvendes af flere. Materialer, der udleveres, skal håndteres tilstrækkelig sikkert.

 Foreningen bør i øvrigt overveje

  • Forholdsregler, så der ikke opstår kø nogen steder
  • At have en frivillig til stede, der særlig har fokus på hygiejne og adfærd
  • Om forplejningen helt undlades eller består af noget, der serveres.

Digitalt møde skal stå i vedtægterne

Da der nu er rig mulighed for fysisk generalforsamling, vil det ikke længere være muligt at gennemføre digital generalforsamling uden en udtrykkelig regel i vedtægterne om muligheden, medmindre denne allerede er indkaldt (ud fra nødretssynspunkter) og er så nært forestående, at det ikke er praktisk muligt at ændre til fysisk generalforsamling.

Tag praktiske hensyn

Hvis ordinær generalforsamling allerede skulle være afholdt som følge af en tidsfrist i vedtægterne, skal bestyrelsen nu hurtigst muligt indkalde til generalforsamling. Der skal indkaldes med det varsel, som vedtægterne kræver, men det er helt naturligt, at der også tages praktiske hensyn, så datoen tager hensyn til ferie og foreningens øvrige aktiviteter.

Hvis der allerede var indkaldt til ordinær generalforsamling i foråret, men denne måtte aflyses, skal der altså indkaldes igen, og dagsordenen skal indeholde de punkter, som vedtægterne bestemmer. Bestyrelsen kan vælge at supplere sin beretning for sidste år med bemærkninger om forløbet i perioden med Coronavirus. Der kan fremsættes forslag under overholdelse af vedtægternes frister, men bestemmer vedtægterne, at forslag til ordinær generalforsamling skal fremsættes inden for eksempel 1. februar, kan der ikke fremsættes yderligere forslag efter denne frist.

Hvis generalforsamlingen bestemmer kontingentsatser og måske også budgettet, kan der her være en drøftelse af, om der er grund til at sætte kontingentet op eller ned, som følge af de økonomiske og aktivitetsmæssige konsekvenser af Corona-sitautionen.

Steen F. Andersen, juridisk chef, 10. juni 2020

Denne vejledning følger op på tidligere notater om corona-krisens konsekvenser for generalforsamlinger i foreninger, først et notat à 12.3.2020 og dernæst den 13.5.2020.