Sådan håndterer foreninger generalforsamlingen i coronatiden

Her opsummerer vi historikken for myndighedernes op- og nedjustering af forsamlingsloftet fra foråret 2020 til nu.

Generalforsamling i JAI håndbold i 2019 i Aarhus - før spørgsmål foranlediget af Corona-virusset dukkede op. Foto: Anna Dunø Madsen

Du kan få svar på spørgsmål om den aktuelle situation i Steen F. Andersens notat à 14. juni 2021 om, at Nu kan idrætsforeninger igen holde fysisk generalforsamling

Dyk ned i historikken

I denne artikel får du et indblik i udviklingen i coronarestriktioner i forhold til generalforsamlinger i idrætsforeninger fra foråret 2020 og frem: 

Marts er højsæson for generalforsamlinger i landets idrætsforeninger, og en del havde indkaldt til generalforsamling, mens andre havde planer om det, da landets statsminister den 11. marts holdt pressemøde om begrænsninger i forsamlingsfriheden. Dagen efter leverede Steen F. Andersen de første svar på spørgsmål om foreningers håndtering af generalforsamlinger: Kan man udsætte en allerede indkaldt generalforsamling? Hvad gør man hvis vedtægterne foreskriver, at generalforsamlingen skal holdes inden en bestemt dato og så videre. Se spørgsmål og svar i Steen F. Andersens notat à 12. marts 2020, opdateret 13. maj.

Den 18. marts 2020 blev der indført forbud mod forsamlinger med flere end 10 deltagere. Det gjorde det meget vanskeligt at gennemføre fysisk generalforsamling i en forening. Der var dog mulighed for at gøre det enten fysisk opdelt i flere lokaler eller i særlige tilfælde (nødretssituationer) at holde generalforsamlingen digitalt.

Fysisk møde muligt efter 8. juni

Fra den 8. juni 2020 er det igen muligt at gennemføre generalforsamling fysisk. Her sammenfatter Steen F. Andersen regler for generalforsamlinger, som foregår efter denne dag:

Forsamlingsbekendtgørelsen er blevet ændret, så møder hvor deltagerne i det væsentlige sidder ned, f.eks. generalforsamlinger, må afholdes, dog må der indtil videre max. være 500. Bekendtgørelsens regler skal overholdes og Sundhedsstyrelsens anbefalinger bør følges, og det indebærer særligt:

  • Der skal være mindst 2 kvadratmeter gulvareal pr. deltager.
  • De sædvanlige retningslinjer for hygiejne og adfærd skal efterleves, for eksempel hosteetikette, håndhygiejne, adgang til håndsprit, opsættelse af informationsplakater mv. og holde afstand.

Foreningen bør i øvrigt overveje

  • Forholdsregler, så der ikke er kø nogen steder.
  • At have en frivillig til stede, der særlig har fokus på hygiejne og adfærd.
  • Om forplejningen helt undlades eller består af noget, der serveres.

Da der nu er rig mulighed for fysisk generalforsamling, vil det ikke længere være muligt at gennemføre digital generalforsamling uden en udtrykkelig regel i vedtægterne om muligheden, medmindre denne allerede er indkaldt (ud fra nødretssynspunkter) og er så nært forestående, at det ikke er praktisk muligt at ændre til fysisk generalforsamling.

Tag praktiske hensyn

Hvis ordinær generalforsamling allerede skulle være afholdt som følge af en tidsfrist i vedtægterne, skal bestyrelsen nu hurtigst muligt indkalde til generalforsamling. Der skal indkaldes med det varsel, som vedtægterne kræver, men det er helt naturligt, at der også tages praktiske hensyn, så datoen tager hensyn til ferie og foreningens øvrige aktiviteter.

Hvis der allerede var indkaldt til ordinær generalforsamling i foråret, men denne måtte aflyses, skal der altså indkaldes igen, og dagsordenen skal indeholde de punkter, som vedtægterne bestemmer. Bestyrelsen kan vælge at supplere sin beretning for sidste år med bemærkninger om forløbet i perioden med Coronavirus. Der kan fremsættes forslag under overholdelse af vedtægternes frister, men bestemmer vedtægterne, at forslag til ordinær generalforsamling skal fremsættes inden f.eks. 1. februar, kan der ikke fremsættes yderligere forslag efter denne frist.

Hvis generalforsamlingen bestemmer kontingentsatser og måske også budgettet, kan der her være en drøftelse af, om der er grund til at sætte kontingentet op eller ned, som følge af de økonomiske og aktivitetsmæssige konsekvenser af Corona-situationen.

Steen F. Andersen, juridisk chef, 13. juli 2020

Fra 13. juli blev det muligt at gennemføre en generalforsamling fysisk - også med flere end 100 deltagere. 

Kan vi udskyde generalforsamlingen til 2021?

I 2020 fik Steen F. Andersen ind imellem spørgsmålet: "Kan vi springe generalforsamlingen over i år, og så blot vente til den ordinære generalforsamling i 2021?"

Hertil svarer Steen F. Andersen: "Nej. Hensynet til, at generalforsamlingen bliver afholdt vejer tungere end at nogle er utrygge ved at deltage. Generalforsamlingen sikrer, at der aflægges beretning og regnskab, at indkomne forslag bliver behandlet og at bestyrelsesposter, hvor valgperioden er udløbet, bliver besat enten ved genvalg eller nyvalg. Derfor kan generalforsamlingen ikke bare springes over i år."

Præcisering om faste pladser

Fra 26. september 2020 kl. 12 gælder desuden følgende for forsamlinger over 50 deltagere: Kunder, besøgende eller deltagere  skal i al væsentlighed sidde ned på faste pladser med retning mod en scene, biograflærred, bane eller lignende.

Det vil sige, at der er nu en udtrykkelig regel om, at deltagerne sidder på faste pladser med retning mod et podie eller talerstol. Det har DGI’s advokat og juridiske chef, Steen F. Andersen præciseret og uddybet i en tilføjelse til vejledningen nedenfor.

Indtil 25. september 2020 var reglen formuleret sådan:
”Lokaler, lokaliteter og arrangementer, begivenheder, aktiviteter eller lignende, hvor kunder, besøgende eller deltagere i det væsentlige sidder ned.”

Gældende fra 26. september 2020 kl. 12.00 er reglen følgende:
”Lokaler, lokaliteter og arrangementer, begivenheder, aktiviteter eller lignende, hvor kunder, besøgende eller deltagere i al væsentlighed sidder ned på faste pladser med retning mod en scene, biograflærred, bane eller lignende.” (det ændrede er af Steen F. Andersen fremhævet med kursiv).

Der er nu en udtrykkelig regel om, at deltagerne sidder på faste pladser med retning mod et podie/en talerstol. Det er også normal praksis for en generalforsamling, og betyder altså, at der ikke må ske omrokeringer ved at lave gruppearbejde, opdeling i temamøder o.l. Derfor kan generalforsamlinger stadig afholdes med flere end 50 deltagere inden for reglerne

Steen F. Andersen, 29. september 2020. 

Fra 26. oktober 2020 er den almindeligt gældende forsamlingsregel sænket fra max. 50 til max. 10. Men forsamlinger, hvor deltagerne i al væsentlighed sidder ned, er ikke omfattet, så der må stadig være op til 500 deltagere under overholdelse af arealkrav og afstandskrav. Fra den 29. oktober 2020 gælder yderligere, at der skal bruges mundbind eller visir, dog ikke når man sidder ned.

Steen F. Andersen, 30. oktober 2020. 

Særlige restriktioner i Nordjylland

Fra 9. november 2020 gælder en særlig undtagelse for foreninger med hjemsted i Hjørring, Frederikshavn, Brønderslev, Jammerbugt, Vesthimmerland, Thisted og Læsø Kommuner. Her gælder reglen om, at max. 10 må samles, også for generalforsamlinger, hvor deltagerne i al væsentlighed sidder ned. Så foreløbig er det ikke praktisk muligt at afholde generalforsamling i disse kommuners foreninger. Disse særlige regler er ophævet fra 20. november 2020.

Steen F. Andersen, 20.november 2020.

Den 4. januar 2021 præciserer Steen F. Andersen flg.: Forsamlingsbekendtgørelsen indeholder en begrænsning for brug af ”lokaler, hvor der udøves idræts-, fritids og foreningsaktiviteter…”, så disse lokaler over hele landet skal holdes lukket til og med 17. januar 2021. Det må antages at indebære, at en idrætsforening derfor ikke kan bruge egne lokaler til sin generalforsamling. Men generalforsamlingen må holdes i lokaler, der ikke er omfattet af denne begrænsning, for eksempel skoler, hoteller og konferencesteder. 

Forsamlingsloftet sænkes til max. 5

Fra 6. januar 2021 kl. 12.00 ændres forsamlingsbekendtgørelsen, så der ikke må være forsamlinger, hvor der er flere end fem til stede på samme sted og tid, og der er ikke længere en særregel for siddende forsamlinger. Det betyder i praksis, at en fysisk generalforsamling i en idrætsforening ikke holdes i januar og februar. 

Pr. 21. april må 10 personer samles indendørs

Forsamlingsreglen på max. fem var i første omgang gældende til og med 7. februar 2021, men blev forlænget til og med 28. februar 2021. Disse regler er yderligere forlænget, så de også gælder efter 1. marts 2021 og fra den 22. marts gælder en ny forsamlingsbekendtgørelse, som forlænger det indendørs forsamlingsloft på fem personer frem til 19. april 2021. Pr. 21. april, som også er Store Genåbningsdag hæves forsamlingsloftet indendørs til 10 personer. 

Fra 6. maj 2021 lempes reglerne for indendørs forsamlinger

Den almindelige forsamlingsregel er, at 25 personer må  være forsamlet indendørs, og tallet forventes forhøjet fra 21. maj til 50 og til 100 fra 11. juni. Disse regler suppleres nu af særlige regler for siddende forsamlinger, som det også var tilfældet fra juni 2020 til 6. januar 2021. Reglerne for siddende forsamlinger betyder, at der kan være samlet op til 1.000 personer i sektioner af 500. Derfor vil det igen være muligt for alle idrætsforeninger at afholde fysisk generalforsamling.

Forsamlingsloft og krav om mundbind er væk, men coronapas skal tjekkes

Fra 14. juni er der ikke længere antalsmæssig begrænsning, og kravet om sektionsopdeling ved flere end 500 deltagere er også bortfaldet. Generalforsamling må afholdes i foreningens egne lokaler. Adgang kræver coronapas. Dette er et lovbestemt krav, som gælder for personer, der er 15 år og derover, og som ikke er fritaget for coronapas. Bestyrelsen, der er ansvarlig for generalforsamlingen, skal sikre at kravet påses.

Beskrivelsen følger op på tidligere notater om corona-krisens konsekvenser for generalforsamlinger i foreninger, først i et notat à 12.3.2020, siden den 13.maj og den 10. juni 2020. Så den 6., 29. januar, den 3. marts, den 25. marts, den 21. april, den 4. maj og senest den 14. juni 2021.