Fra årsafslutning til færdigt regnskab

5 trin: Sådan gør du årsregnskabet færdigt og klar til generalforsamling.

For nogle er et nyt år forbundet med tømmermænd efter nytårsfest, raketter og champagne. For regnskabsfolk skulle årets afslutning helst ikke byde på hovedpine, selv om regnskabsafslutningen og opgaven med at gøre regnskabet klart til generalforsamlingen venter lige om hjørnet.

Her får du en opskrift på at komme godt videre fra årsafslutning til et regnskab klart til fremlæggelse. Opskriften er skabt af Jette Amdi Andersen, som er uddannet revisor og i dag økonomikonsulent med egen virksomhed og med foreninger og erhvervsdrivende som kunder. Jette Amdi Andersen underviser desuden på kurser for kasserere i DGI Sønderjylland.

Når alle bilag er konteret

Forudsætningen for at komme godt fra land med regnskabsafslutningen er, at alle bilag er konteret løbende igennem regnskabsåret. Er det ikke sket, kan det give tømmermænd, indtil alle bilag er konteret.

Om det, der derefter skal ske, siger Jette Amdi Andersen kort:

”Alle konti, der vedrører dels aktiver og passiver, dels resultatopgørelsen skal kigges igennem og afstemmes. Det skal tjekkes, om alt det, der skal periodiseres, er med, og afskrivninger skal gennemgås og beregnes.”

Her uddyber Jette Amdi Andersen hele forløbet i 5 trin fra regnskabsafslutning frem til generalforsamlingen:

Trin 1. Afstemning

Et regnskab skal altid stemme – totalt set, og det gør det når

  • aktiver (værdier) og passiver (gæld og egenkapital) er lige store
  • indtægts- og udgiftkonti er gennemset og eventuelle bogføringsfejl er rettet

Alle konti under aktiver og passiver skal afstemmes. Aktiver er for eksempel kassebeholdning, indestående på bankkonti og tilgodehavende hos medlemmer, annoncører eller sponsorer.

Der er tale om passiver, når en forening har optaget lån. Det kunne være til fitnessudstyr eller nye faciliteter. Det kan også være, at regningen for trykning af klubbladet først kommer i januar, så foreningen skylder trykkeriet. Eller det kan være en udgift til sportstøj, som foreningen først skal betale i januar.

Under passiverne er der en afstemningspost. Det er egenkapitalen. Den opgøres således:

Egenkapital pr. 31.12. 2018

Overskud pr. 31.12. 2019

Egenkapital pr. 31.12.2019

Alle konti i resultatopgørelsen skal kigges igennem.

Hvis regnskabet ikke stemmer, så må man finde ud af hvorfor.

Hvis den bogførte saldo på bankkontoen ikke stemmer med bankens saldo, kan det være bilag, som ikke er nået frem til banken, for eksempel et deltagergebyr, som er bogført en af de sidste dage i december, men først lander på bankkontoen 2. januar. 

Trin 2. Afskrivninger

Hvis foreningen har købt større ting, der skal bruges i mange år, skal beløbet afskrives. Bestyrelsen kan beslutte om købet skal

  • Udgiftsføres i købsåret
  • Bogføres som en værdi (aktiveres) og afskrives over en årrække

Når man foretager et større indkøb, skal foreningen i år ét beslutte, hvad man vil gøre. Hvis der er tale om et tidligere køb, er det vigtigt at vide, hvad man har gjort de foregående år og fortsætte samme praksis.

Hvis bestyrelsen vælger den sidste løsning, skal afskrivningsperioden fastsættes – typisk ud fra den forventede leve- eller brugstid på investeringen.

”Der er forskellige måder at gå til det på. Nogle læner sig op ad det offentlige, der typisk udgiftsfører hele beløbet i købsåret, mens man i det private erhvervsliv, afskriver investeringen i den tid man regner med at bruge det,” forklarer Jette Amdi Andersen og tilføjer:

”Foreninger kan frit vælge. Der findes nemlig ikke en decideret regnskabslovgivning for foreninger.”

Hendes vurdering er, at flertallet vælger samme afskrivningsform som erhvervslivet.

Trin 3. Regnskabsopstilling

Når kasserer eller bogholder er færdig med at bogføre og stemme af, skal regnskabet stilles op og præsenteres i den form, som skal fremlægges på generalforsamlingen. Det regnskab, medlemmerne får at se, indeholder typisk færre linjer end det, bestyrelsen bruger i hverdagen.

”I det daglige har vi brug for flere detaljer for at kunne styre vores forening,” siger Jette Amdi Andersen, og fortsætter:

”Generalforsamlingen har brug for de overordnede tal, og deltagerne kan spørge til detaljer, hvis der er interesse for det. Men for mange detaljer kan gøre, at tingene bliver tunge og svære at gennemskue for generalforsamlingen.”

Regnskabet skal altså vise de vigtigste tal, så medlemmerne kan få et dækkende overblik. Derfor lyder rådet fra Jette Amdi Andersen:

”Lav en daglig bogføring, som I kan styre efter i hverdagen, og præsentér regnskabet i hovedtal på generalforsamlingen. Men lad være med at slå mere sammen end, at regnskabet viser det, det skal vise.”

Trin 4. Krav fra eksterne parter

Årsregnskabet er ikke et internt dokument, som kun medlemmerne skal kunne læse. Eksterne samarbejdspartnere er også interesserede i at kigge med, og nogle kan sågar stille krav. For eksempel har kommunen krav om, at foreninger skal indsende et tilskudsregnskab, og derfor kan det være smart, at tilskuddene fremgår af årsregnskabet. Så undgår foreningen at skulle udarbejde et særligt tilskudsregnskab.

Interessenter, der stiller krav til foreningens årsregnskab kan være:

  • Medlemmer/generalforsamling
  • Kommune
  • SKAT
  • Fonde

Så her lyder rådet fra Jette Amdi Andersen:

”Undersøg, hvilke krav de forskellige stiller, så I får indarbejdet det i regnskabsopstillingen.”

Læs også: Overblik: Krav og tips til foreningens årsregnskab.

Trin 6. Revision

Foreningens revisor er medlemmernes garant for, at regnskabet er rigtigt og revisoren er også deres ”vagthund,” dvs. den, der tjekker om bestyrelsen forvalter foreningens penge på en ordentlig måde.

Så når revisor får regnskabet til godkendelse, skal vedkommende i princippet have adgang til alle de oplysninger, han eller hun beder om vedrørende foreningen og foreningens drift.

Revisor kan også efterspørge:

  • Budget for regnskabsåret
  • Referater fra bestyrelsesmøder
  • Forretningsorden

Kassereren skal være klar til at svare på revisorens spørgsmål og vide, hvor materialet kan findes.

”I et referat kan revisoren for eksempel se, om der har været bemyndigelse til at afholde en udgift eller om en har gået enegang i forhold til at tage beslutning om at bruge foreningens midler,” siger Jette Amdi Andersen.

”Derfor kan referater bidrage til at forstå nogle ting. Men der er ikke mange tilfælde, hvor revisor spørger efter det.”

Når revisor har gennemgået regnskabet kan han eller hun:

  • underskrive uden bemærkninger
  • skrive bemærkninger om fejl, mangler eller uenigheder og så underskrive regnskabet. Det betyder, at revisionen har godkendt regnskabet, men gjort opmærksom på, at der er forhold, som skal forbedres.
  • tage forbehold for hele eller dele af regnskabet. Forbehold skal beskrives. Det indebærer, at der er dele af regnskabet, som revisor ikke kan tage ansvar for, og som derfor ikke er omfattet af revisors godkendelse.
  • undlade at underskrive regnskabet.

Hvis revisoren ikke kan underskrive regnskabet, afhænger det, der så skal ske, af årsagen til det.

”Er kassereren bare ikke er blevet færdig, så må vedkommende se at blive det, og bestyrelsen må om nødvendigt indkalde til en ekstraordinær generalforsamling,” siger Jette Amdi Andersen.

Regnskabet kan også være så fejlbehæftet, at revisoren ikke kan sige god for det.

”Det er en kraftig mistillidsytring over for kassereren,” siger Jette Amdi Andersen, der har set eksempler på, at det har kostet en hel bestyrelse deres pladser.

Det hører til undtagelserne, for typisk sker det, som Jette Amdi har på listen over hvad, der sker efter revisorens gennemgang som det sidste punkt. Det er, at revisoren

  • Underskriver og siger, og så er vi klar til kaffen!