Få overblik med en bestyrelsesmappe

Har du overblik over alle foreningens informationer, aftaler og interne og eksterne politikker? Lav en simpel mappe - online eller med ringbind - og få styr på dokumenter og opgaver med denne guide!

En bestyrelsesmappe er en samlet, systematisk oversigt over vigtig information i foreningen – fra beslutninger og begivenheder til vedtægter, økonomi, referat og meget mere.

Opdatering er huskeregel nr. 1

Mappen er et uvurderligt værktøj for både nuværende og nye medlemmer i bestyrelsen.

Mappen har status som en videnbank. Deltagerne kan hurtigt trække et vue over relevant information - hvis informationen vel at mærke er opdateret! Det vigtigste råd er derfor: Hvis du ønsker at samle en bestyrelsesmappe, skal du huske at opdatere. Uden opdatering - ingen værdi.

Skabelon til bestyrelsesmappe

Bestyrelsesmappen kan have følgende indhold:

  • Kontaktliste på bestyrelsens medlemmer
  • Organisationsplan
  • Vedtægter
  • Seneste årsregnskab
  • Seneste budget
  • Strategi, vision og værdier
  • Målsætning for det kommende år
  • Møderække (indkaldelser og referater fra tidligere)
  • Seneste indkaldelse til generalforsamling
  • Seneste referat
  • Oversigtspunkter til næste bestyrelsesmøde
  • Funktions- og arbejdsbeskrivelser
  • Aktivitets- og opgaveoversigt samt ansvarsfordeling
  • Medlemsanliggender
  • Månedlige arbejdsopgaver
  • Opvisningsprogram, huskeliste og drejebog til speaker
  • Særlige aktiviteter
  • Nyhedsbrev
  • Adresselister
  • Liste over instruktører og hjælpeinstruktører
  • Liste over lønaftaler
  • Liste over eksterne samarbejdspartnere
  • Liste over sponsorer og sponsoraftaler
  • Lokalefordeling
  • Foreningens kalender
  • Program
  • Sæsonstart
  • Landsdelsforeningen
  • Presseomtaler
  • Pressekontakter

Fordele ved en online mappe

Det er oplagt at oprette bestyrelsesmappen på nettet frem for i et ringbind.

Den elektroniske løsning er først og fremmest miljørigtig. Derudover har alle deltagere altid adgang til materialet, uanset hvor de befinder sig.

Fordelene ved at opsætte mappen online er, at det er let at

  • dele mappen.
  • opdatere sider.
  • indsætte referater.
  • vedhæfte e-mails med aftaler som dokumentation.
  • indsætte links til rapporter og artikler.

Sådan opretter du en online mappe

Der er flere muligheder for at samle og dele dokumenter elektronisk; Google Docs, Dropbox og mange flere.
Google Docs og Dropbox er freeware, men findes i udvidede versioner mod betaling.

Fordelen er, at du

  • samler alle dine filer (dokumenter) ét sted.
  • kan give adgang til flere efter behov (udvalg, instruktører, medlemmer, kasserer osv.).
  • har automatisk backup.