Tjekliste til dit bestyrelsesarbejde
Har I overblik over foreningens data, aftaler og politikker? Saml oplysningerne på et sted, som bestyrelsesmedlemmerne kan tilgå og få styr på dokumenter og opgaver med denne guide:
De fleste bestyrelser har brug for en samlet, systematisk oversigt over vigtig information i foreningen – fra beslutninger og begivenheder til vedtægter, økonomi, referat og meget mere.
Opret en digital mappe
Der er flere muligheder for at samle og dele dokumenter digitalt - i skyen eller i et medlemssystem; Google Docs, Dropbox, Trello og mange flere.
Google Docs og Dropbox er freeware, men findes i udvidede versioner mod betaling.
Fordele ved en digital mappe
En digital bestyrelsesmappe er en mulighed for at samle alle dokumenter et sted, for automatisk back up, og for at give flere adgang til materialet, uanset hvor de befinder sig.
Fordelene ved en digital mappe er, at det er let at
- dele mappen.
- opdatere sider.
- indsætte referater.
- vedhæfte e-mails med aftaler som dokumentation.
- indsætte links til rapporter og artikler.
> Tjek listen med Digitale værktøjer til bestyrelsesarbejde eller hent en oversigt over medlemssystemer i Guide til digital foreningsadministration.
Skabelon til bestyrelsens mappe
Bestyrelsesmappen kan være mere eller mindre omfattende. Her er en bruttoliste til indhold:
Kontaktoplysninger
- på bestyrelsens medlemmer
- på trænere, instruktører og hjælpeinstruktører
- på medlemmer
- Liste over eksterne samarbejdspartnere ( for eksempel kommunale medarbejdere, landsdelsforening, specialforbund, den lokale skole m.v.)
Organisering - ansvar og opgaver
- Vedtægter (Se også skabeloner til vedtægter for forskellige foreningstyper).
- Organisationsplan.
- Strategi, vision, værdier og politikker (Kom i gang med en samværspolitik).
- Målsætning for det kommende år.
- Funktions- og arbejdsbeskrivelser (Se også Få styr på opgaverne).
- Aftaler med trænere og instruktør (Download skabeloner til kontrakter - til lønnede og ulønnede).
> Tjekliste til den nye kasserer.
Økonomi
- Seneste årsregnskab (Få styr på årsregnskabet - og hent et modelregnskab).
- Seneste budget.
- Aftaler om løn og skattefri omkostningsgodtgørelser (Tjek de aktuelle regler og takster).
- Sponsoraftaler (Hent vores Guide til det gode sponsormatch).
Dagsordner og referater
- Møderække (indkaldelser, dagsordner og referater fra tidligere)
- Seneste indkaldelse til generalforsamling.
- Referater.
- Oversigtspunkter til næste bestyrelsesmøde.
> Gør gode møder bedre med tips, og skabeloner.
Kommunikation
- Nyhedsbrev
- Sociale Medier (Se en liste her).
- Presseomtaler
- Pressekontakter
> Målrettet kommunikation har ketchup-effekt.
Årshjul: Kalender og arrangementer
- Foreningens årskalender (Se Årshjul - 7 nemme trin og tjek evt. info om Plandisc i afsnittet om Digitale medlemsfordele).
- Aktivitets- og opgaveoversigt samt ansvarsfordeling
- Opvisnings- eller kampprogram, huskeliste og drejebøger
- Lokalefordeling
- Holdoversigt og træningsplan
- Sæsonstart (se vores Tjekliste før sæsonstart).
Opdatering er huskeregel nr. 1
En digital mappe er også jeres videnbank. Bestyrelsesmedlemmer og andre, der har adgang, kan hurtigt trække et vue over relevant information - hvis informationen vel at mærke er opdateret! Det vigtigste råd er derfor: Hvis du ønsker at samle en videnbank, skal du huske at opdatere. Uden opdatering - ingen værdi.
Sikkerhed
NB! Med EU's persondataforordning fra maj 2018 skal du være opmærksom på, at foreningens anvendelse af disse systemer betragtes som erhvervsmæssig anvendelse.
Se FAQ om EU's persondataforordning i afsnittet om databehandleren.
Tjek også Datasikkerhed og digitale medlemssystemer.