Tips til effektivt bestyrelsesmøde i din forening

Vil du have møder med større succes? Så hold flere korte møder og send orienteringspunkter til deltagerne før mødet – ikke blot en dagsorden. Sådan erobrer du tid, motivation og resultater.

Det typiske bestyrelsesmøde er som et maraton. Det varer tre til fire timer og bliver holdt fire til ti gange om året. År efter år. Men et maraton kan få selv den mest engagerede deltager i knæ. Ikke mindst når frekvensen er høj.

Derfor kan det være en fordel at barbere timetallet ned til det halve og i stedet holde flere møder af en varighed på cirka to timer. Det booster kvaliteten og energien i mødet.

Med andre ord: Hold møder efter behov - ikke efter hvad I plejer eller måske for lang tid siden skrev ind i vedtægterne. I så fald er det oplagt at få opdateret dette punkt!

Planlægning er den bedste plan

Korte møder kræver længere forberedelse. Derfor bør du

  • sende mødeindkaldelse med dagsorden i god tid.
  • sende orienteringspunkter før mødet.
  • løbende briefe deltagerne om mindre emner.
  • overveje reminder få dage før mødet.

Opskrift på mødeindkaldelse

Med en mødeindkaldelse bør du informere deltagerne om:

  • Hvor (sted)
  • Hvornår (dato og tidspunkt)
  • Hvem (deltagerkredsen)
  • Hvor længe mødet forventes at vare (sluttidspunkt)
  • Dagsorden (opgaver)

En mødeindkaldelse kan øge deltagerenes involvering ved, at der bliver sat navne på de personer, der forbereder oplæg til de forskellige punkter.

Mødeindkalderen aftaler punkterne med hver person.
Efterretningspunkter skrives ind i dagsordenen. 

Fordele ved involverende mødeindkaldelse er, at

  • alle forbereder sig.
  • alle får taletid.
  • alle har samme udgangspunkt.
  • mødet bliver mere effektivt.
  • mødet bliver mere beslutningsdygtigt.

Se eksempel på mødeindkaldelse

Tip: Lad indkaldelsen gå på tur!
Overvej, om opgaven med at udsende en mødeindkaldelse og samle en dagsorden skal gå på tur i bestyrelsen. Det giver ejerskab. 

Se eksempel på dagsorden 

Guide til orienteringspunkter

En dagsorden er ikke nok, hvis du skal vinde tid på mødet. Uddyb dagsordenen med orienteringspunkter til baggrund eller som relevant viden forud for en beslutning til mødet – altså information, som det ikke er nødvendigt at bruge tid på i plenum, men som det er vigtigt at deltagerne er orienteret om.

Det kan være resumé af den post, som formanden har modtaget, orientering om økonomi fra kassereren, nyheder fra landsdelen osv.

Orienteringspunkterne samles og vedlægges referatet som dokumentation. 

Større oplæg kan også med fordel blive udarbejdet på forhånd og sendt med dagsordenen, så alle i bestyrelsen har haft tid til at sætte sig ind i sagen og er i stand til aktivt og kvalificeret at deltage i debat og beslutninger.