Vigtig besked til alle frivillige udvalgsmedlemmer i DGI Sydvest:

Stop op før I sletter! I har bevaringsværdigt materiale på jeres computere. Det kan sendes til DGI Sydvests Idrætshistoriske arkiv, der vil sørge for at bevare jeres store frivillige engagement for eftertiden.

Tidligere på denne måned blev dette brev sendt ud til alle udvalgsmedlemmer i DGI Sydvest

Vedrørende bevaringsværdigt materiale fra udvalgenes computere:

Det er vigtigt, at relevant materiale fra aktivitetsudvalgene bliver bevaret digitalt for eftertiden, inden det slettes fra udvalgsmedlemmers computere.
Der er tidligere udsendt et USB stik til alle aktivitetsudvalg i DGI Sydvest - nogle har returneret stikket, men vi mangler endnu respons fra mange udvalg.

PÅ USB stik kan der lægges digitale arkivalier, som aktivitetsudvalget finder bevaringsværdige.
F. eks. programmer, stævner, lejre, turneringer, kurser, mødeindkaldelser og mødereferater, årsberetninger m.m.
Husk at frasortere personfølsomme oplysninger i den interne kommunikation.

Digitale billeder med kort beskrivelse af arrangement, tidspunkt, sted og navne på personer er også gode arkivalier. Men det er jer, som bestemmer, hvad der egner sig til arkivering.

Arkivgruppen ønsker, at aktivitetsudvalgenes digitale oplysninger bliver registreret og opbevaret under sikre forhold i DGI Sydvests Arkiv i Esbjerg.
Arkivgruppen arbejder stadigvæk med sorteringsarbejde, registrering og arkivering af aktivitetsudvalgenes papirer og dokumenter indtil 2012.

I er meget velkomne til at besøge DGI Sydvests arkiv på Byhistorisk Arkiv, Torvegade 47, 6700, Esbjerg. Arkivgruppen er til stede hver tirsdag mellem kl. 9.00 og 12.00. 
Ring venligst til undertegnede og aftal et besøg. Så har vi kaffe og rundstykker klar til jer.

Alle indleverede smalfilm og videobånd er overspillet til DVD og bliver dermed digitalt registreret.
Også videobånd fra de store landsstævner bliver overspillet til DVD, så de kan ses på storskærm, når vi har besøg i Arkivet i Esbjerg.

Arkivgruppen ønsker jer god fornøjelse med at finde spændende ting på jeres PC og i andre gemmer.

Den mail, jeg her sender til jer, bedes videresendt til jeres eventuelle efterfølgere og udvalgsmedlemmer. Alle udleverede USB stik skal snarest returneres til undertegnede.

Udvalg, som tidligere har returneret USB stikket, bedes se bort fra denne henvendelse..

Venlig hilsen
Koordinator for arkivgruppen
Søren N. Sørensen