Tjekliste før sæsonstart i din forening

Tjekliste: Her får du en liste med opgaver, der bestyrelsen med fordel skal have styr på før sæsonstart.

Tjekliste.jpgAftaler med trænere og instruktører, adresseopdateringer og vigtige datoer. Få det og meget mere justeret ved starten af en ny sæsonFoto: Colourbox

I januar og august kommer mange bestyrelser i tanke om de ting, som gerne skulle fungere, når sæsonen kører derudaf. Derfor er januar og august også tid til at påbegynde eller opdatere en tjekliste med de vigtigste ting, bestyrelsen skal huske før sæsonstart.

Her har vi samlet en håndfuld punkter, som er gælder for de fleste:

Aftaler med trænerne

Er der klare aftaler – mundtlige som skriftlige - mellem bestyrelsen og trænere eller instruktører om forventninger, opgaver og ansvar i løbet af sæsonen? Se DGI’s forslag til trænerkontrakter til både lønnede og ulønnede trænere.

Opdatér navne og adresser

Kontaktoplysninger på bestyrelsesmedlemmer, trænere, holdledere og eventuelt personer, der har ansvar for opgaver i løbet af sæsonen, skal opdateres i diverse databaser.  Det er blandt andet:

  • På foreningens hjemmeside
  • Hos lokale samarbejdspartnere
  • Hos DGI og DIF’s specialforbund. I DGI’s foreningsservice kan alle bestyrelsesmedlemmer rette kontaktoplysninger på ledere og instruktører, tilmelde deltagere til kurser og arrangementer. Man kan logge ind via dgi.dk/foreningsservice og få et brugernavn og kodeord, hvis man ikke allerede har det.

Vigtige datoer i kalenderen

Eksternt: Opdatér sæsonprogram og aktivitetskalender på hjemmesiden og i velkomstfolderen med sæsonens vigtigste begivenheder, stævner, opvisning, juletræsfest, forældre- og trænermøder, fælles ture m.m.

Brug lejligheden til også at sende listen til de lokale medier og turistkontoret.

Internt: Husk at skrive datoer for ansøgning om tilskud, lokaler, indberetning af medlemstal m.v. i kalenderen. Eller lav et årshjul, brug for eksempel plandisc.com, som DGI har en samarbejdsaftale og rabatordning med. Eller få inspiration til arbejdet med et årshjul her

Børneattester

Foreningen har pligt til at indhente børneattest ved aftaler med nye instruktører og andre med lederansvar over for børn og unge under 15 år. Det er en forudsætning for at få kommunalt tilskud til aktiviteter. Børneattester kan hentes elektronisk. Se hvordan

Når skaden sker

Er førstehjælpskassen fyldt og isposerne klar i fryseren i klubhuset eller i hallens café?

Har foreningen en beredskabsplan, hvis uheldet er ude? Er planen opdateret, og kender instruktører og frivillige til planen?
Sæsonstart kan også være en anledning til at tjekke op på foreningens forsikringer. Læs de forsikringsordninger DGI og DIF har indgået på vegne af idrætsforeningerne på idraettensforsikringer.dk

Inspiration og hjælp

  • Foreningsledelse.dk: Her får du viden,vejledning og værktøjer om store og små spørgsmål i hverdagens foreningsarbejde, for eksempel økonomi, kommunikation, samarbejde, jura m.v.
  • Trænerguiden – er en online idébank med konkrete øvelser, lege og spil i mere end ti forskellige idrætter. Her er også en lektionsplanlægger og andre tips.
  • Tjek DGI’s arrangementskalender for ledere og husk at både nye og ”gamle” trænere og bestyrelsesmedlemmer kan have glæde af at få opdateret deres kompetencer.
  • Hvis du er i tvivl, så spørg konsulenterne i din landsdelsforening eller send en mail til DGI’s foreningsrådgivere på udspil@dgi.dk.