Tips til det gode referat
Et godt møde slutter med et præcist referat, så det er klart for alle - både deltagerne og dem, der var forhindret i at møde op, hvad I har aftalt.
Referatet er mødets vigtigste informationskilde.
Et godt referat sikrer, at I husker, hvad I har besluttet og at ingen - hverken mødets deltagere, de, der har meldt afbud og eventuelt andre - er i tvivl om, hvad der er aftalt.
Referater er særligt vigtige ved møder, hvor der er mange deltagere. Når der er mange personer involveret, bliver der ofte lavet mange aftaler.
Statusliste på opgaver
For at sikre at de beslutninger, der tages ved bestyrelsesmøder, bliver udført og fulgt op på, kan en statusliste over bestyrelsens samlede aktiviteter være en hjælp.
Listen giver et hurtigt overblik – også over de gennemførte opgaver.
Listen kan være et bilag til dagsorden og referat. På bestyrelsesmødet gennemgår I listen som et særskilt punkt og opdaterer med afsluttede eller nye opgaver og aktiviteter.
7 tips til det gode referat:
- Skriv kort og præcist.
- Fremhæv overskrifter.
- Notér beslutninger særskilt under hvert punkt.
- Gengiv vigtige argumenter, hvis beslutningen ikke er umiddelbart indlysende eller beror på megen debat.
- Notér navnet på den ansvarlige på hver enkelt opgave.
- Skriv for at informere – ikke imponere!
- Skriv objektivt og refererende. Undgå egne kommentarer og holdninger.
Referatet bør fremsendes, når informationerne er mest aktuelle og interessante, det vil sige umiddelbart efter mødet. Så sæt eventuelt en deadline for referatet.
Der kan være en generel frist for, hvor længe der må gå efter et møde, og har man sådan en frist, kan den skrives i forretningsordenen og dermed være mere officiel og bindende.
Modtagere
Referatet sendes til bestyrelsen, eventuelt også suppleanter og instruktører. Nogle vælger også at offentliggøre referater på foreningens hjemmeside, så beslutninger er tilgængelige for alle.