Få nyttige tips til, når årsregnskabet i idrætsforeningen skal laves.

Marlene Søndergaard-Nielsen og Pia Nissen, begge fra DGI Køb Kontorhænder, deler ud af gode råd til det.

Til kassereren

Sæt bogføring i kalenderen på fastlagte tidspunkter
Vær ajour i mail og up-to-date med betalinger, bogføring og afstemning op til bestyrelsesmøderne
Sæt økonomi på dagsordenen til alle bestyrelsesmøder

Til alle, der har udlæg på foreningens vegne

Skriv dato, navn, bankkontonummer og udgiftens art på bilagene
Aflevér løbende, dvs. umiddelbart efter at udgiften er afholdt

Idé til bestyrelsen

Udarbejd en bilagsforside med en formular, hvor alle fornødne oplysninger påføres.

Formularen skal udfyldes af den, der har udlæg på foreningens vegne.

Pas på de her faldgruber!

”En faldgrube for kassereren kan helt klart være, at indkomne bilag ikke bogføres løbende, og at regnskabet ikke bliver afstemt med kontoudtog fra banken. Når bilagene hober sig op, og årsregnskabet rammer, bliver det en træls opgave at være kasserer,” fortæller Marlene Søndergaard-Nielsen.

Uanset om kassereren selv står for bogføringen, eller foreningen har hyret DGI Køb Kontorhænder til opgaven, skal regnskabets bankkonti afstemmes med kontoudtog fra banken hver gang, der bogføres. Hvis der er en difference, skal årsagen til uoverensstemmelsen findes.

”Differencen – eller forklaringen, om du vil – skal findes. Den kan stamme fra flere poster i regnskabet, men du skal vide, hvorfor beløbene ikke stemmer,” siger Marlene Søndergaard-Nielsen.

Udskyder man afstemningen den ene gang efter den anden, kan det føre til et uoverskueligt detektivarbejde for kassereren, når årsregnskabet skal laves.

Her kan der potentielt være penge at spare

I arbejdet med kontering, er det en gevinst, at kassereren er lidt nysgerrig og interesserer sig for, hvilke konkrete udgifter, der gemmer sig bag bilagene.

”Det er en fordel at sætte sig ind i hævninger på bankkontoen. Der kunne gemme sig et abonnement til noget, som ikke længere er nødvendigt eller ingen i bestyrelsen kender til,” siger Marlene Søndergaard-Nielsen.

Det er dog ikke altid, at kassereren har den fornødne nysgerrighed, fortæller Pia Nissen:

”Vi oplever, at kassererposten for nogle er en påduttet pligt, hvor han eller hun har sagt ja, fordi ingen andre ville tage tjansen. Så har man måske ikke interesse i at undersøge om et abonnement stadig er aktuelt. Men med lidt nysgerrighed, vil kassereren helt naturligt spørge sig selv, ”hvorfor har vi det her?”

Er momsregistrering nødvendig?

Almenvelgørende foreninger er som hovedregel momsfritaget. Hvis foreningen er momsregistreret, er det en frivillig registrering.

Foreningsmoms er ikke lige til. Det sker ofte, at foreninger har flere indtægter, hvoraf der skal betales moms, end der er udgifter, hvoraf de kan trække moms hjem. Det gør, at der ved hver momsafregning betales moms.

Foreninger, der er momsregistreret, bør få gennemgået, om det er nødvendigt, eller om der er grundlag for at afmelde det.

Sæt bogføring i kalenderen

Løbende bogføring betyder ikke, at kassereren, skal arbejde hele tiden.

Regninger skal betales, men ikke hele tiden. Lav en fast rutine.

Faktisk er det vigtigt for dem, at bogføringsopgaven løses, så den giver kassereren mindst muligt arbejde. Det vender vi tilbage til, men i forhold til at være ajour hedder tommelfingerregel nummer 2 og 3: Vær ajour i mail og up-to-date med bogføring og afstemning op til bestyrelsesmøderne – og sæt økonomi på dagsordenen til alle bestyrelsesmøder.

”Foreningens økonomi er hele bestyrelsens opgave. Bestyrelsen behøver ikke kende alt til økonomien, men de har en vigtig opgave i at følge med,” siger Marlene Søndergaard-Nielsen.

Sådan gør du det nemmere omkring udlæg

Det er en god hjælp til kassereren, at han eller hun kun skal have fat i et bilag en gang. Det fordrer en fast rutine fra alle, der har udlæg på foreningens vegne. Derfor er råd nummer 4, at alle, der betaler udgifter på foreningens vegne, skal skrive deres bankkontonummer på deres udlæg.

Det er en stor hjælp, for så skal kassereren ikke selv fremsøge formandens eller trænerens kontonummer, når et udlæg skal refunderes.

Vedkommende, der har afholdt udgiften, skal også skrive på bonnen, hvad pengene er brugt til, for så kan bogholderen kontere rigtigt, lyder næste råd, som hurtigt følges op af et ønske om, at udlæg skal sendes til kassereren umiddelbart efter at udgiften er afholdt.

Et konkret forslag fra Pia og Marlene, er, at foreninger som supplement til oplysninger på bilagene laver en bilagsforside med et skema til de påkrævede oplysninger. Bilagsforsiden afleveres til kassereren udfyldt med bilaget hæftet på.

Få styr på årsregnskabet i idrætsforeningen uden stress

Nyttige links