Vær konkret

IF Fjorden har god erfaring med at lave detaljerede, konkrete opgavebeskrivelser.

"Det gør årshjulet til et godt, fremadrettet redskab for en forening. Det sikrer, at alle får en ensartet besked om opgaverne," siger Sanne Andersen, formand for IF Fjorden.

Hun giver et eksempel fra fodboldafdelingens måde at gribe opgavebeskrivelserne an på:

hvilke opgaver kan være hjælpetrænerens?
hvilke opgaver kan være trænerens?
hvilke opgaver kan være holdlederens?
hvilke opgaver kan være forældrenes?

"På den måde kan en ny frivillig få et ark papir, der tydeligt definerer, hvilke opgaver vedkommende har, og hvilke forventninger bestyrelsen har til personen i den rolle," forklarer hun.

Fordel opgaver

En gevinst ved årshjulets konkrete beskrivelser er også et stærkere fokus på at fordele opgaverne væk fra formandens bord.

Typisk ender mange formænd med at påtage sig opgaver, andre ikke vil lave. Fordi opgaven nu engang skal klares.

"Før gymnastikafdelingen lavede sit årshjul, hang mange af opgaverne på formandens skuldre. men det er ændret nu," slår Sanne Andersen fast som formand for IF Fjorden.

"Nu ved alle i afdelingen, hvem der står for hvilke opgaver igennem året," siger hun og giver et eksempel:

Når tiden for forårets opvisning nærmer sig, ved den frivillige, der har påtaget sig enkeltopgaver op til og på dagen, at hun skal på banen.

På den måde skal formanden ikke også holde øje med det område.

Del erfaringerne

I IF Fjorden har foreløbig to afdelinger grebet idéen om et årshjul. De øvrige afdelinger har udarbejdet drejebøger, men mangler at tage skridtet fuldt ud, så de også kan bruge opgavebeskrivelserne til at outsource opgaverne.

Derfor finder Sanne Andersen det vigtigt som formand at sørge for at dele de gode erfaringer og de gode historier fra fodbold- og gymnastikafdelingerne med de øvrige.

"Det skal deles med flest mulige, også med forældrene til foreningens børn, så man ikke ender med at sidde med det hele som formand."

"Sidder man med det hele selv, ender man kun med at lave skrivebordsarbejde, og så brænder man nok ud før tid," understreger hun.

Det er et årshjul

Et årshjul rummer årets aktiviteter for en forenings bestyrelse eller en afdeling.

Årshjulet beskriver de væsentligste opgaver og roller inden for de enkelte områder.

Se opskriften her.

Udvikling i IF Fjorden

I det første nummer af DGI's magasin Udspil i 2016 fortæller fem ledere fra IF Fjorden om det udviklingsarbejde, de har sat i gang i foreningen.

Blandt de nye initiativer er et årshjul i to afdelinger.

Tanker er - som artiklen hedder - at "Nye øjne skaber nye idéer".

Årshjulet for gymnastikafdelingen i IF Fjorden

Sådan har gymnastikafdelingen i IF Fjorden valgt at lave sit årshjul til at skabe overblik og en liste over ansvarspersoner.

Et årshjul skaber overblik