En bestyrelsesmappe er en samlet, systematisk oversigt over vigtig information i foreningen – fra beslutninger og begivenheder til vedtægter, økonomi, referat og meget mere.

Opdatering er huskeregel nr. 1

Mappen er et uvurderligt værktøj for både nuværende og nye medlemmer i bestyrelsen.

Mappen har status som en videnbank. Deltagerne kan hurtigt trække et vue over relevant information - hvis informationen vel at mærke er opdateret! Det vigtigste råd er derfor: Hvis du ønsker at samle en bestyrelsesmappe, skal du huske at opdatere. Uden opdatering - ingen værdi.

Skabelon til bestyrelsesmappe

Bestyrelsesmappen kan have følgende indhold:

Kontaktliste på bestyrelsens medlemmer
Organisationsplan
Vedtægter
Seneste årsregnskab
Seneste budget
Strategi, vision og værdier
Målsætning for det kommende år
Møderække (indkaldelser og referater fra tidligere)
Seneste indkaldelse til generalforsamling
Seneste referat
Oversigtspunkter til næste bestyrelsesmøde
Funktions- og arbejdsbeskrivelser
Aktivitets- og opgaveoversigt samt ansvarsfordeling
Medlemsanliggender
Månedlige arbejdsopgaver
Opvisningsprogram, huskeliste og drejebog til speaker
Særlige aktiviteter
Nyhedsbrev
Adresselister
Liste over instruktører og hjælpeinstruktører
Liste over lønaftaler
Liste over eksterne samarbejdspartnere
Liste over sponsorer og sponsoraftaler
Lokalefordeling
Foreningens kalender
Program
Sæsonstart
Landsdelsforeningen
Presseomtaler
Pressekontakter

Fordele ved en onlinemappe

Det er oplagt at oprette en bestyrelsesmappe på nettet. En elektronisk løsning er først og fremmest miljørigtig. Derudover har alle deltagere altid adgang til materialet, uanset hvor de befinder sig.

Fordelene ved at opsætte mappen online er, at det er let at

dele mappen.
opdatere sider.
indsætte referater.
vedhæfte e-mails med aftaler som dokumentation.
indsætte links til rapporter og artikler.

Sådan opretter du en online mappe

Der er flere muligheder for at samle og dele dokumenter elektronisk; Google Docs, Dropbox og mange flere.
Google Docs og Dropbox er freeware, men findes i udvidede versioner mod betaling.

Fordelen er, at du

samler alle dine dokumenter ét sted.
kan give adgang til flere efter behov (udvalg, instruktører, medlemmer, kasserer osv.).
har automatisk backup.

NB! Med indførelsen af EU's persondataforordning, som er fra maj 2018, skal du være opmærksom på, at foreningens anvendelse af disse systemer betragtes som erhvervsmæssig anvendelse. Se FAQ om EU's persondataforordning i afsnittet om databehandleren.

Få overblik med en bestyrelsesmappe