Starten som ny forening: ’Hvor svært kan det være,’ tænkte vi lidt naivt

”Vi er ikke rigtig oppe at køre endnu.”

Sådan indleder formand i Stavtrup IF Outdoor Mikkel Dickenson samtalen. Det er ellers snart fire måneder siden, at han sammen med fire andre besluttede sig for at tage springet og etablere den nye forening. Men det gør man ikke bare lige, skulle det vise sig.

”Jeg ville have elsket en let og overskuelig procesguide, da vi startede op. På den anden side ville jeg måske blive lidt demotiveret af at se, hvor meget den proces indeholder. Vi startede op lidt naivt og tænkte: ’Hvor svært kan det være,’” siger han.

De fem initiativtagere havde og har en vision om at gøre det let og attraktivt at lave aktiviteter sammen udenfor. Idéen opstod for et par år siden, men først i september 2020 tog de springet og gjorde noget ved det.

Forening fremfor Facebook

Mikkel Dickenson overvejede at gå med den simple løsning og organisere det helt uformelt på Facebook, men de endte alligevel med at tage foreningsvejen.

”Jeg kunne godt lide at støtte op om Stavtrup IF. Det er bare godt at være en del af et større fællesskab. Vi vidste, at Stavtrup IF havde en ambition om at få flere afdelinger, så vi håbede, at de gerne ville byde os ind i varmen."

Så i september tog de fat i hovedforeningen i Stavtrup, som gerne ville hjælpe dem på vej. Her blev de sat i forbindelse med den lokale foreningskonsulent i DGI Østjylland, der hjalp Stavtrup IF Outdoor med at tage de første skridt.

”Det var en stor hjælp blandt andet med vedtægterne. Man gider det ikke rigtig, men man ved også godt, at det er en god ting at have. Vi fik tilsendt nogle standardvedtægter, hvor jeg tog det meste ud, fordi jeg gerne ville køre det så let som muligt, men vi blev så guidet til nogle enkelte ting, der alligevel var gode at have med,” siger Mikkel Dickenson.

En ekstra omgang vedtægter

Stavtrup IF Outdoor gjorde ikke livet let for dem selv. På den stiftende generalforsamling blev vedtægterne godkendt, men det skulle vise sig, at de ikke var helt færdige med vedtægter endnu.

Efter et møde med Aarhus Kommune blev det klart, at de kunne søge kommunale tilskud, hvis de var registreret i kommunens database. Det krævede bare, at der skulle tilføjes to nye punkter i vedtægterne, som helt formelt skal vedtages på en ny generalforsamling, for at de er juridisk gældende.

Det ene punkt drejede sig om bestyrelsesmedlemmernes personlige hæftelse for tilskud modtaget efter folkeoplysningsloven, hvis tilbagebetalingskravet er opstået ved retsstridig handling eller undladelse, der kan tilregnes pågældende som forsætligt eller uagtsom.

Det andet punkt var, at vedtægtsændringer skal indsendes til Sport & Fritid i Aarhus Kommune for at sikre, at de stadig opfylder folkeoplysningslovens krav. Der kan dog være forskelle på kravene til vedtægter fra kommune til kommune.

Mikkel Dickenson ville gerne have kendt til de to punkter, inden de første vedtægter blev godkendt.

”Det er ikke det, man gider bruge sin tid på, men det er bare vigtigt at have med. Vi kunne have sparet en masse tid og energi, hvis vi havde vidst det."

Vedtægterne er nu ændret, og Stavtrup IF Outdoor afventer godkendelse fra kommunen.

På bankjagt

Mikkel Dickenson har tidligere stiftet virksomheder, så han havde erfaring med registrering i CVR-registeret og digitale signaturer. Det var ligetil. Det var det til gengæld ikke at finde en bank til foreningens konto.

Der findes uendelig meget information på nettet, men det er bare noget andet at få at vide, hvor du skal gå hen, eller hvem du kan spørge. Det er et rigtig godt tilbud

Mikkel Dickenson, formand Stavtrup IF Outdoor

Stavtrup IF har ikke én bank for alle afdelingerne, hvilket måske havde været oplagt, så den nye outdoor-afdeling måtte selv i gang med research. Det viste sig, at nogle banker krævede, at formanden også var privatkunde hos dem, for at de ville oprette en foreningskonto.

Derfor kostede det en del ekstra tid og energi at lande på det rigtige valg. Nu sidder bestyrelsen med en lignende udfordring, da de er ved at vælge system til medlemsstyring.

”Hvilken løsning er mest praktisk til vores type forening? Hvad understøtter de forskellige systemer? Det er svært at skabe sig et overblik over det. Nu ender vi bare med at bruge Facebook på kort sigt og håndterer det andet manuelt."

Et rigtig godt tilbud

Mikkel Dickenson er glad for, at de i Stavtrup IF Outdoor tidligt valgte at uddelegere nogle af de formelle opgaver til de personer i bestyrelsen, hvor det gav mest mening. Alligevel ville han ønske, at de i begyndelsen havde haft et endnu bedre overblik over de mange trin i processen.

Særligt det, at mange af trinene er afhængige af hinanden på den måde, at én ting skal løses, før man kan komme videre til næste trin, har været udfordrende. Han forstår godt, hvis det kan tage modet fra mange.

”En af vores initiativtagere er en gudsbenådet ildsjæl, men han ville aldrig gide det her alene. Jeg tror, det er en udfordring for mange andre, at der sidder typer som ham, der kan få ting til at ske, men som ikke synes, at det her bureaukrati, man skal igennem for at kunne skabe rammerne, er så sexet."

Den nystiftede forening er glad for den hjælp og vejledning, de har fået af deres lokale foreningskonsulent.

”Det har været virkelig fedt at kunne bruge dem specielt omkring det formalia, hvor vi er lidt på herres mark. Der findes uendelig meget information på nettet, men det er bare noget andet at få at vide, hvor du skal gå hen, eller hvem du kan spørge. Det er et rigtig godt tilbud,” siger formanden.