Aalborg KFUM gik fra mangel på frivillige til overskud

Speakeren kalder de næste hold op på scenen til medaljeoverrækkelse. Grillen er tændt, og maskotten danser rundt blandt glade fodboldspillere. Igennem to dage har 427 hold været aktive på fodboldbanerne i Aalborg KFUM, hvor deres årlige Forårscup er løbet af stablen.

I år er der dog noget anderledes på anlægget. 450 frivillige har klubben i år skaffet til at sikre logistikken og oplevelsen – og det er sket med nye metoder efter i en årrække at have haft udfordringer med rekrutteringen. 

”Sidste år måtte vi en uge inden cuppen ud at sige: Vi har brug for jeres hjælp – ellers er der fare for, at vi må aflyse årets forårscup. Der var folk, der måtte tage flere vagter, og vi måtte virkelig dække ind med det, som vi havde. Der løb vi stærkt,” siger Anders Christensen, der er forretningsfører i Aalborg KFUM.

50-100 frivillige vagter manglede sidste år at blive besat og med ca. 10.000 mennesker igennem anlægget på to dage, krævede det omkring 400 frivillige at få cuppen til at løbe rundt.   

Det lykkedes til slut at få alle frivilligvagter besat – men oplevelsen satte gang i tanker om en ny måde at arbejde med frivillighed i foreningen:

”Vi blev enige om, at strukturen omkring frivilligheden var nødt til at blive set efter i sømmene, og vi skulle arbejde intenst på at fortælle den positive historie om de frivillige, hvad det kræver tidsmæssigt, og hvilke oplevelser stævnet er med til at finansiere for alle klubbens spillere – så vi kan få nedbrudt nogle barrierer,” fortæller Anders Christensen.

Digitalt årshjul satte struktur i opgaverne

Efter en snak med en konsulent fra DGI Nordjylland gik klubben i gang med et digitalt årshjul, som blev udarbejdet i programmet Plandisc.

”Med årshjulet bliver det synligt, hvilke frivilligopgaver der skal løses i løbet af året, og vi får det pludselig synliggjort og sat i struktur over for alle årgangene, hvilke opgaver de skal løse – både til cuppen og generelt. Det er super nemt, og programmet kan selv sende remindere ud til de forskellige koordinatorer på årgangene,” fortæller Anders Christensen.

Udover årshjulet gik klubben i gang med konkrete opgavebeskrivelser, der gør det synligt, hvor lang tid de forskellige opgaver tager, hvad de konkrete opgaver er, og at der er en ansvarlig, der tager imod dig på anlægget, når du ankommer. Parametre, der nedbryder nogle gængse barrierer for at blive frivillig. 

SoMe-videoer fortalte den positive historie

Da strukturen omkring opgaverne var på plads, fik foreningen - i samarbejde med DGI Nordjylland -udarbejdet 4 videoer til deres sociale medier. Videoernes formål var at fortælle den positive historie om frivillighed i fodboldklubben, og hvorfor det batter at give en hjælpende hånd med.  

”Videoerne har gjort det mere synligt for folk, hvorfor de skal hjælpe til, og at det ”kun” kræver tre timer af din tid. Samtidig har vi lavet sloganet ’Frivillighed er FEDT’, som vi har brugt aktivt til at skabe en positiv historie og vinkel,” siger Anders Christensen. 

Videoerne skulle være med til – på både en informativ og humoristisk måde – at skabe synlighed omkring vigtigheden i de frivilliges rolle.

”Det betyder noget, at vi har fortalt folk, at det faktisk betyder noget for dig og dit barn. Uden cuppen og de frivillige kan vi ikke tilbyde den samme fodboldklub, som vi kan i dag,” siger Anders Christensen.

Videoerne er også blevet taget godt imod i foreningen, hvor de er blevet set og har gjort en forskel. Til sammen har de nye initiativer givet pote:

”En uge inden cuppen var vi i mål. 450 frivillige – og endda med frivillige i overskud. Det var fantastisk og gav en kæmpe ro i maven og en lettelse,” siger Anders Christensen.