Events i din forening

Gennem et trygt og tillidsfuldt samarbejde sigter vi i DGI Vestjylland mod at realisere events, der gør en forskel for idrætslivet, for foreningslivet og for dig.

I DGI Vestjylland har vi stor erfaring med at udvikle, tiltrække og organisere idrætsevents, og vi ønsker, at vores medlemsforeninger anser os som nærmeste samarbejdspartner inden for events.

Kom godt i mål med jeres event

At realisere et event er et stort arbejde, og det kræver en indsats på flere områder. Herunder har vi opstillet en række områder, som oftest kommer i spil i forbindelse med udførelsen af et event, hvor vi giver jer et par fif til at komme godt i gang.

Tidsplan

En tidsplan skal synliggøre, hvornår vigtige handlinger i planlægningen skal igangsættes samt dertilhørende deadlines. I tidsplanen er det vigtigt at påføre, hvem der er ansvarlige for, at de forskellige handlinger bliver udført, og samtidig påføre hvor langt i processen den ansvarlige er med de pågældende handlinger. Det skaber gennemsigtighed, styrker planlægningen og afværger mulige misforståelser.

Budgetlægning og økonomi

Under planlægningen af et event er det vigtigt at have orden i økonomien. Få lagt et budget fra start og revidér det løbende, da budgettet er med til at styre de muligheder, I har for afholdelsen af eventet. Opbyg budgettet i et regneark og udspecificer alle poster før, under og efter afholdelsen af eventet.

Markedsføring og eventkommunikation

Skab synlighed omkring et event i forskellige medier og platforme, som målgruppen/de potentielle deltagere benytter sig af. Om det er via elektroniske platforme, trykte materialer, personlig kontakt og/eller andet afhænger helt af de lokale muligheder og eventets økonomiske ramme. Udform en plan for jeres markedsføring og eventkommunikation, der kan give et overblik over, hvilken målgruppe I kommunikerer med og til, og hvad der skal gøres af hvem og hvornår i styregruppen – og husk at der kan kommunikeres både før, under og efter et event.

Samarbejdspartnere og sponsorer

I større eller mindre events indgås der ofte et samarbejde med en eller flere kommercielle partnere og partnerskaber. Her er det essentielt at have øje for, hvad jeres event kan tilbyde samarbejdspartnerne, og hvordan der skabes værdi for jer begge, eksempelvis økonomisk gevinst. Få altid udarbejdet en kontrakt, hvor de indgåede aftaler står beskrevet, så der ikke kan opstå tvivl og mistillid mellem parterne.

Jura og lovgivning

Skab et overblik over hvilke love og regler, der gælder i forbindelse med jeres event. Der skal muligvis søges tilladelser til at benytte visse områder under afholdelsen af eventet, politiet skal muligvis informeres og meget mere. I tilfælde af uforudsete udfordringer bør I også sørge for at have styr på lovgivningen inden for det pågældende område.

Frivillige hænder

Et event kan kun afvikles med hjælp af frivillige. De frivillige er ofte dem, der står vagt ved bagageopbevaring, guider deltagere i den rigtige retning med mere og er generelt de personer, som deltagerne kommer til at stå ansigt til ansigt med ved jeres event. Det kræver god planlægning at finde frivillige og er et stort arbejde. Overvej hvor mange frivillige I har brug for, og hvordan I sikrer, at de får en god oplevelse med at give en hjælpende hånd med.

Virkede det – kom vi i mål?

Følg op på om jeres succeskriterier og forventninger er blevet opfyldt. Spørg også deltagerne om deres oplevelser ved jeres event. Deltagernes feedback kan sammen med feedback fra jeres frivillige give værdifuld information, som I kan bruge til at styrke og kvalitetssikre eventet fremadrettet.

Gør det nemt

Brug de rigtige værktøjer i planlægningsprocessen, så I bruger jeres tid så effektivt som muligt. Del eksempelvis jeres filer i ”Dropbox”, find mødetidspunkter med ”Doodle” – og snup de arbejdsskabeloner, som passer til jeres organisering og event.

Hvordan kan DGI Vestjylland hjælpe?

I DGI Vestjylland har vi blandt andet stor faglig viden omkring eventplanlægning, fondsansøgning, markedsføring og kommunikation, og vi tilbyder råd, vejledning samt inspirationsworkshops, så I kan komme godt i mål med jeres event.

Vores eventkonsulent, Leif Lundstrøm, har erfaring med store og små events, eksempelvis:

  • Vejfest i Vest, hvor omkring 10.000 mennesker var en del af festen, enten som tilskuere eller deltagere, og 350 frivillige hjalp til før, under og efter vejfesten
  • Holstebro Byløb, årligt tilbagevendende event med omkring 500 løbeglade motionister og 35 frivillige
  • North Sea Beach maraton, årligt tilbagevendende event med omkring 475 deltagere og 50 frivillige

Leif Lundstrøm har fået et indgående kendskab til de mange faser, der er før, under og efter et event og vil derfor kunne hjælpe jer i udvalgte eller alle faser af planlægningen og afholdelsen af et event.

Kontakt

Kontakt eventkonsulent Leif Lundstrøm og hør nærmere, hvordan han kan hjælpe jer med at få lagt en god plan og komme godt fra start med jeres event – uanset om det er eksisterende events, eller I har nye på tegnebrættet.