Sådan sikrer I et succesfuldt formandsskifte

Hvordan giver I den nye formand en god start på posten? Her får I inspiration til, hvordan I sikrer et smidigt og godt formandsskifte

DGI anbefaler

At foreningen opretter en e-mail til formanden, for eksempel formand@foreningensnavn.dk.

Når der er udskiftning på formandsposten, skal I huske at omdirigere mailen til den nye formand.

Har I en procedure for, hvordan en nyvalgt formand får overleveret al relevant data, så vedkommende kommer godt igang i den nye rolle - til glæde for foreningen og for formanden?

Vi har samlet otte gode råd, som I kan lade jer inspirere af i overleveringen. Hver enkelt forening er unik, og derfor findes der ikke en endelig facitliste for, hvordan det gode formandsskifte foregår.

Få alle rådene i en tjekliste som PDF

Download tjeklisten her

8 gode råd til formandsskiftet

1) Overdragelsesperiode

Hvis det er muligt, kan I med fordel forsøge at lave en overdragelsesperiode, så den kommende formand bliver inddraget, før vedkommende reelt bliver valgt på generalforsamlingen. Det er også en god ide, hvis den afgående formand – efter aftale – er tilgængelig i en periode efter sin udtræden.

I denne periode kan det med fordel synliggøres (skriftligt), hvad den afgående formand løser af opgaver ind i foreningen og ud mod omgivelserne.

2) Navn- og adresseændring

Der er mange steder, hvor I skal sørge for at få ændret formandens navn og adresse. Det skal I, for at interessenter og aktører har kontaktinformationer på den rigtige formand. Der er forskellige steder, hvor I skal ændre dette.

Foreningen:
- Opdater hjemmeside
- Opdater foldere
- Opdater maillister
- Informer hovedbestyrelsen og øvrige afdelinger (hvis I er en klub eller afdeling i en flerstrenget idrætsforening)

Kommunen:
- Ændr kontaktoplysninger (kan ofte ske i det IT-system, kommunen anvender til at registrere foreningens kontaktoplysninger eller hos medarbejder i Kultur og Fritid)

Centralt Forenings Register (CFR - www.medlemstal.dk) :
- Ved ændring i CFR ændres det automatisk hos DGI, DIF og Specialforbund.

Interesseorganisationer, samarbejdspartnere:
- Fx Idrætsråd, Samvirke mm.

Banken:
- Ændr oplysninger i banken, så formanden har adgang til foreningens økonomi.

CVR registret:
- Foreningen er registreret med et CVR nummer. Ændr oplysninger på virk.dk.

3) Overlevering af viden, værktøjer og adgange

Det er vigtigt, at I får overleveret adgangskoder, værktøjer og den viden, som jeres nuværende formand ligger inde med.

Værktøjer til foreningsdrift:
- Digitale administrations-, arkiv- og videndelingssystemer
- Kommunikationsplatforme (Facebookside, facebookgrupper, hjemmeside, medlemssystem og lignende)
- DGI's foreningsservice

Overdragelse af nøgler, adgangskoder til:
- Virk.dk
- nem-ID
- Administrationssystem
- Andre digitale platforme
- Evt. adgangskontrol, særlige arkiver mm.
- Nøgler

4) Foreningens/formandens årshjul

Sæt den kommende formand godt ind i alle de ting, der sker og skal løftes i foreningen over et år. Tydeliggør hvornår det er formandens opgaver, og hvornår det er andre, der løfter opgaverne.

5) Indføring i foreningens drift

Informer formanden om, hvilke ansøgningsfrister foreningen SKAL overholde. Det gælder f.eks. hvornår og hvordan medlemsregistrering foregår, og hvor det skal meldes ind (kommune og Centralt Forenings Register – CFR (medlemstal.dk)).

Lad formanden få et godt indblik i foreningens økonomi, herunder tilskud fra kommunen og ansøgningsfrist og procedure hertil.

6) Informer om særlige aftaler

Informer formanden om evt. særlige aftaler, som foreningen har indgået. Det kunne f.eks. være med andre foreninger, nogle trænere, nogle udvalg eller lignende.

7) Forventningsafstemning

Brug et af de første bestyrelsesmøder med den nyvalgte bestyrelse til at lave en forventningsafstemning. Når man har haft en formand – måske i mange år – kan det være en faldgrube at tro, at den nye formand vil løse opgaven på samme måde som den afgående.

Tal om forventninger og ønsker til formandens rolle, opgaver og ansvar sammenholdt med de øvrige bestyrelsesmedlemmers roller, opgaver og ansvar, og lav evt. en omplacering af nogle af opgaverne i forlængelse heraf.

Hvad er den nye formand optaget af og dygtig til? Hvordan skal den nye formands opgaver være balanceret i forhold til fx drift, ledelse, udvikling, eksterne opgaver mm.

8) Netværk og relationer

Sørg for at den nye formand får indsigt i foreningens kontakt- og nøglepersoner i kommunen, medlemsorganisationer (fx DGI), skoler og institutioner og andre relevante aktører i lokalsamfundet. Sørg for at sponsorer og håndværkere også ved, at der er skiftet formand. Brug de lokale medier til at informere om skiftet,

Vil du kontaktes af en konsulent fra DGI Nordjylland?

Forening, henvendelsen drejer sig om *

Dit navn *

Din rolle i foreningen? *

Dit telefonnummer *

Din mailadresse *

Beskriv jeres behov

Beskriv hvilke behov I har som forening? *

Sådan sikrer I et succesfuldt formandsskifte

DGI anbefaler