Vedtægter for foreningen

Vedtægterne er de regler, som gælder for foreningen. Foreningens spilleregler og styreredskab er nedskrevet i vedtægterne. Det er kun foreningens generalforsamling, som kan beslutte, at vedtægterne skal ændres.

Vedtægter bør indholde:

Navn og hjemsted

Foreningen skal have et navn, og den skal høre hjemme et sted. Hjemstedet kan være en by eller en kommune.

Formål

Foreningens formål beskriver, hvad foreningen vil opnå. Formålet med foreningen skal være tydeligt beskrevet.

Optagelsesbetingelser og eksklusion

Vedtægterne skal beskrive, hvem der kan optages som medlem af foreningen og have et medlemsskab. En forening skal være åben for foreningens målgruppe. Vedtægterne skal beskrive, hvad der skal til, for at et medlem ikke længere kan opretholde sit medlemskab, for eksempel modarbejdelse af foreningens formål samt ikke mindst, hvem der kan beslutte, at et medlem skal ekskluderes.

Eksklusion er, når et medlem bliver udelukket fra foreningens aktiviteter og ikke længere kan være medlem af foreningen. Medlemmet har altid krav på at få prøvet sin eksklusion på generalforsamlingen.

Kontingent

Er et beløb, som betales for medlemskab af en forening i en bestemt periode. En folkeoplysende forening skal opkræve kontingent af medlemmerne. Kontingentet skal være med til at finansiere foreningens aktiviteter og drift.

Ordinær generalforsamling

Generalforsamlingen er et møde, hvor alle foreningens medlemmer er inviteret og kan være med til at bestemme, hvordan foreningen skal arbejde det næste år. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed og bør derfor være grundigt beskrevet i vedtægterne. Foreningen skal holde generalforsamling en gang om året.

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed – foreningens øverste ledelse – og består af de af foreningens medlemmer, som er mødt op til generalforsamlingen. Det er generalforsamlingen, som kan tage beslutninger om foreningens drift, aktiviteter med mere. På generalforsamlingen vælges bestyrelsen, der varetager den daglige ledelse mellem generalforsamlingerne.

Overvejelser omkring den ordinære generalforsamling

  • Hvornår skal foreningen holde generalforsamling (en gang om året, for eksempel i marts måned)?
  • Hvor lang tid før skal medlemmerne varsles om, at foreningen holder ordinær generalforsamling (minimum tre uger før er god praksis)?
  • På hvilken måde skal foreningen indkalde til ordinær generalforsamling (med direkte besked til alle medlemmer, opslag på foreningens hjemmeside eller andet)?
  • Hvem har stemmeret på generalforsamlingen? (medlemmer, forældre til medlemmer for eksempel under 15 år)?
  • Hvem kan vælges til bestyrelsen (medlemmer over for eksempel 16 år, medlemmer der har været medlem af foreningen i for eksempel minimum to måneder)?
  • Hvordan kan et medlem få et forslag behandlet på generalforsamlingen (hvornår, hvordan og til hvem skal det være afleveret)?
  • Hvordan skal afstemninger foregå (kan et medlem for eksempel kræve skriftlig afstemning)?

Ekstraordinær generalforsamling

I vedtægterne skal det være beskrevet, hvordan der i foreningen kan indkaldes til ekstraordinær generalforsamling.

Minimumsdagsorden til ekstraordinær generalforsamling

  1. Valg af dirigent
  2. Valg af referent
  3. Indkomne forslag
  4. Eventuelt

De indkomne forslag skal i dagsordenen fremgå hver for sig, da det kun er dem, der kan tages stilling til på en ekstraordinær generalforsamling. Indkomne forslag kan eksempelvis være idéer i forbindelse med foreningens arbejde. Idéerne kan komme både fra bestyrelsen og fra foreningens medlemmer. Det kan være idéer til, hvordan foreningen skal arbejde, eller hvad den skal tilbyde af nye aktiviteter til medlemmerne.

Afklaringer omkring ekstraordinær generalforsamling

  • Hvem kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling?
  • Hvad er fristen for at indkalde til ekstraordinær generalforsamling?
  • Hvordan skal medlemmerne varsles om ekstraordinær generalforsamling?
  • Hvordan fremsætter et medlem forslag til behandling på generalforsamlingen (hvornår, hvordan og til hvem skal det være afleveret)?
  • Hvordan skal indkomne forslag være tilgængelige for foreningens medlemmer inden den ekstraordinære generalforsamling?
  • Hvordan fremsætter et medlem et forslag til behandling på ekstraordinær generalforsamling (hvornår, hvordan og til hvem skal det være afleveret)?
  • Hvordan skal indkomne forslag være tilgængelige for foreningens medlemmer inden den ekstraordinære generalforsamling?

Eksempel på dagsorden til ordinær generalforsamling

  1. Valg af dirigent
    Personen, der leder en generalforsamling. Dirigenten skal blandt andet sørge for, at generalforsamlingen er varslet korrekt (efter de regler, der er beskrevet i vedtægterne), at dagsordenen til generalforsamlingen følges, og at regler for afstemning og indkomne forslag overholdes. Generalforsamlingen kan afsætte dirigenten, hvis den er utilfreds med dirigentens ledelse af generalforsamlingen.
  2. Valg af referent
    Personen, der skriver et referat fra generalforsamlingen. Et referat skal bruges til i fremtiden at kunne se, hvad der er besluttet på generalforsamlingen, og hvordan afstemningerne er faldet ud (antal, der har stemt for eksempel; for og imod forslag samt antal stemmer ved personvalg).
  3. Bestyrelsens beretning
    Formanden eller en anden fra bestyrelsen fortæller deltagerne i generalforsamlingen, hvad der er arbejdet med i foreningen og bestyrelsen siden sidste generalforsamling. Beretningen vil også ofte kigge fremad på den kommende sæson eller år.
  4. Fremlæggelse og godkendelse af foreningens regnskab
    Et regnskab er en oversigt over foreningens økonomi. Oversigten er for året, der er gået. Et regnskab skal indeholde oversigt over indtægter (for eksempel kontingent og kommunale tilskud) og udgifter (for eksempel i forbindelse med aktiviteter). Et regnskab følger ofte et kalenderår.
  5. Godkendelse betyder, at deltagerne i generalforsamlingen ved afstemning eller anden form for tilkendegivelse skal acceptere det fremlagte regnskab, for at dette er godkendt. Et regnskab for foreningen skal godkendes på en generalforsamling – enten ordinær eller ekstraordinær.
  6. Fremlæggelse af budget og eventuelt fastsættelse af kontingent
    Bestyrelsens bud på foreningens indtægter og udgifter for det kommende år. Budgettet følger ofte et kalenderår. Budgettet er et meget vigtigt redskab i styringen af foreningens økonomi.

Bestyrelsen

Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse, der er valgt til at lede foreningen frem til næste generalforsamling.

Vedtægterne skal beskrive om bestyrelsesmedlemmerne vælges på generalforsamlingen og efterfølgende konstituerer sig selv på det første møde for den nyvalgte bestyrelse, eller om generalforsamlingen vælger formand*, kasserer og menige bestyrelsesmedlemmer.

Konstituering

I en forening betyder det, at man beslutter, hvem der skal have hvilke poster (formand, kasserer osv.) og ansvarsområder (hvem indkræver kontingent, hvem har ansvaret for foreningens aktiviteter osv.).

Formand

Formanden er valgt til at stå i spidsen for og repræsentere foreningen. Formanden indgår på lige fod med resten af bestyrelsens medlemmer i bestyrelsens arbejde.

Kasserer

En person, som tager sig af foreningens regnskab (herunder ind- og udbetalinger af foreningens penge). I vedtægterne skal der stå, hvem der kan udbetale penge fra foreningens konto i banken.

Menige bestyrelsesmedlemmer

De bestyrelsesmedlemmer, som ikke er valgt til formand eller kasserer. De menige bestyrelsesmedlemmer indgår i bestyrelsens arbejde på lige fod med formand og kasserer.

Adgangs- og taleret

Valgte suppleanter og medlemmer af foreningen kan have adgang til bestyrelsesmøder og have ret til at tale en bestemt sag. Suppleanter og foreningens medlemmer har ikke stemmeret til bestyrelsesmøder.

Suppleanter

Hvis et bestyrelsesmedlem træder ud af bestyrelsen mellem to generalforsamlinger, skal en valgt suppleant træde i vedkommendes sted, eller bestyrelsen må foretage sin egen konstituering på ny. Skal der vælges suppleanter til bestyrelsen? (Hvis der vælges mere end en, så hav dem valgt som 1. og 2. suppleant, så alle ved, hvem der skal træde ind i bestyrelsen som det første og andet bestyrelsesmedlem). Hvor lang tid ad gangen er suppleanterne valgt? (Det er hensigtsmæssigt, at de er valgt for ét år ad gangen).

Afklaringer om bestyrelsen

  • Hvor mange medlemmer sidder der i bestyrelsen? (Det er hensigtsmæssigt at være et ulige antal i bestyrelsen, hvis der skal stemmes om beslutninger på bestyrelsesmøderne).
  • Hvor lang tid ad gangen er det enkelte bestyrelsesmedlem valgt? (Det er en god idé at have løbende udskiftning i bestyrelsen. For eksempel kan medlemmerne være på valg på skift hvert andet år, da dette fremmer sammenhængen i bestyrelsens arbejde).
  • Har suppleanter og andre medlemmer adgangs- og taleret til bestyrelsesmøderne?
  • Ved uenighed i bestyrelsen skal uenigheden så afgøres ved afstemning mellem bestyrelsesmedlemmerne? (for eksempel ved én stemme for hvert bestyrelsesmedlem og det, der er flest stemmer for, bliver besluttet – denne form for afstemning hedder almindeligt flertal)?

Regnskab

Det er en god idé at have nogle enkelte formuleringer i vedtægterne om foreningens regnskab.

  • Hvad er foreningens regnskabsperiode? (Ofte et kalenderår).
  • Hvem har kompetencen til at godkende regnskabet? (Det bør være generalforsamlingen).
  • Hvem fremlægger regnskabet på den ordinære generalforsamling? (Ofte foreningens kasserer).
  • Hvad er de kritiske revisorers opgave? (Ofte skal de fremlægge deres bemærkninger til foreningens årsregnskab på den ordinære generalforsamling – dette sker i form af en påtegning på regnskabet).
  • Skal de kritiske revisorer være professionelle eller lægmænd?

Tegningsregler

Vedtægterne skal beskrive, hvem der i bestyrelsen har retten til at underskrive dokumenter på foreningens vegne, det vil sige, hvem der kan indgå juridiske aftaler på foreningens vegne. Det kan være en god idé, at foreningen kun kan tegnes af to personer i fællesskab, for eksempel formanden og et bestyrelsesmedlem eller formanden og kassereren.

Tegningsretten er retten til at disponere, så foreningen bliver forpligtet, for eksempel ved at underskrive på vegne af en forening. En tegningsberettiget person kan for eksempel skrive under på, at der må udbetales penge fra foreningens kassebeholdning i banken eller indgå andre judiske aftaler på vegne af foreningen. En tegningsberettiget person kan også give fuldmagt til andre, for eksempel til at en kasserer kan udbetale penge fra foreningens kassebeholdning i banken.

Afklaringer om tegningsretten

Hvem kan tegne foreningen udadtil, for eksempel økonomisk, hvem har tegningsretten?  

Hvem kan købe og sælge fast ejendom? (Det skal fremgå af vedtægterne, hvis bestyrelsen skal kunne disponere over køb og salg af fast ejendom).   

Læs mere: Conventus - hjælp til regnskab og administration

Vedtægtsændringer

Vedtægtsændringer kan kun ske på en generalforsamling; både ordinær og ekstraordinær. Vedtægterne er foreningens spilleregler, og derfor bør man ikke kunne ændre dem efter en pludselig indskydelse eller uden medlemmernes aktive medvirken. Det kan sikres ved, at der for eksempel skal være 2/3 flertal blandt de fremmødte medlemmer på generalforsamlingen før, at der kan vedtages ændringer i foreningens vedtægter.

Afklaringer om vedtægtsændringer

  • Hvilken procedure skal foreningen følge, hvis vedtægterne skal ændres?

 Opløsning af foreningen

Ingen starter med at stifte en forening for at skulle nedlægge den igen. En forening kan opløses eller nedlægges, hvis den for eksempel ikke har tilstrækkeligt med medlemmer, eller hvis den ønsker at blive lagt sammen med naboforeningen.

Vedtægterne skal efter folkeoplysningsloven indeholde regel om, hvordan et overskud ved foreningens ophør skal anvendes, og dette skal være et almennyttigt formål.

Afklaringer om opløsning af foreningen

  • Hvordan skal proceduren være, hvis foreningen skal nedlægges? (Ofte to på hinanden følgende generalforsamlinger med markant flertal for forslaget, for eksempel ¾ af de på generalforsamlingen fremmødte og stemmeberettigede).
  • Hvad skal der ske med foreningens formue, hvis den opløses? (En folkeoplysende forening kan ikke fordele midlerne til foreningens medlemmer, da den er almennyttig, og formuen skal derfor almindeligvis gå til for eksempel en anden foreningen med lignende formål)