Giv de frivillige licens til at begejstre - få ekspertens gode råd

Frivillige skal være værtens bedste værter - det skaber fantastiske oplevelser for medlemmerne, deltagere i events og de frivillige selv.

Frivillige, der er gode værter, tager ansvar for, at deltagere og medlemmere får en god oplevelse. Her er det frivillige med orange t-shirts, der deler mad ud til efterskoleeleverne under landsstævnet i Aalborg. Foto: Michael Bo Rasmussen

Hvis de frivillige i din forening gør det godt, så bliver medlemmerne mere glade og tilfredse.

Og hvis de frivillige til begivenheder som Landsstævnet, fodboldskolen eller motionsløbet er gode værter, så får deltagerne en bedre oplevelse.

Sådan lyder det fra Karsten Koch i firmaet Meng & Company, der op til DGI Landsstævne i Aalborg underviste frivillige og idrætsforeninger i, hvordan de kunne blive værtens bedste værter.

For hvad skal der til? Meng & Company har udviklet en metode, der hedder Licens to THRILL – eller licens til at begejstre.

THRILL står for

Til stede

Hjælpsom

Rosende

Interesseret

Lyttende

Legende

”THRILL er ment som seks sigtelinjer. Hvis du som frivillig husker disse sigtelinjer, så skaber det fantastiske oplevelser for både gæster og deltagere,” siger Karsten Koch.

Metoden bruges af både virksomheder og organisationer, og Karsten Koch er ikke i tvivl om, at den også kan gøre en forskel i idrætsforeningerne:

”Med THRILL har foreningerne et fælles udgangspunkt for en diskussion af, hvor vi skal hen, og hvad ambitionsniveauet skal være. Det kan give en snak om de små ting, som gør den store forskel.”

Tag initiativ til at hjælpe

En god vært har ”thrill-faktor” og tager ansvar for gæsters og deltageres oplevelser.

”Vores definition på service er empatisk hjælpsomhed. Den gode service er, når du tager initiativ til at hjælpe,” forklarer Karsten Koch.

Det lyder banalt, men faktisk er det tit lidt grænseoverskridende for en dansker at gå hen og spørge folk, om de har brug for hjælp.

Danskerne tænker ofte, at de ikke vil trænge sig på, og folk kan jo bare selv komme og spørge, hvis de har brug for det.

Vær opsøgende, åben og husk at smile

”God service er netop at være opsøgende, åben, hjælpsom og huske at smile. Det er ikke raketvidenskab eller svært, og de fleste tænker, at det ved jeg godt. Men i praksis, så glemmer de det, og derfor skal vi mindes om det, når vi skal give andre en god oplevelse,” siger Karsten Koch. 

Lidt firkantet sagt, så består en god oplevelse både af hardware og software.

Hardwaren er de fysiske rammer. Softwaren er det menneskelige møde. Som frivillig skal du altså ikke bare løse en konkret opgave, du skal give en god oplevelse. 

Tag de frivillige alvorligt

Der er en lang række fordele i, at foreninger sætter fokus på det gode værtskab. Frivillige, der er gode værter, bliver anerkendt og føler stolthed over at gøre en forskel – og det vil tilskynde dem til at blive frivillige en anden gang.

Folk vil gerne være en del af en succes

Karsten Koch fra Meng & Company

Når foreningen har fokus på det gode værtskab, så er det f.eks. vigtigt, hvordan foreningen byder de frivillige velkommen. De skal ikke bare have et klokkeslæt eller en kort introduktion til opgaven, de skal også have kende bevæggrunden for deres indsats. Altså at det højere mål f.eks. er at få flere til at dyrke idræt og motion.

”Derfor skal foreningen tydeliggøre, hvad missionen er, og hvad den ønsker at opnå. Det viser, at foreningen tager de frivillige alvorligt, og at de frivillige er en del af noget større end selve opgaven. Og folk vil gerne være en del af en succes,” siger Karsten Koch. 

Anerkendelse er en kæmpe driver

Foreningen skal også sørge for, at de frivillige er være velforberedte og ved, hvor de kan få svar på alt det, medlemmer eller deltagere kan spørge om. Og så skal foreningen huske at sige tak til alle frivillige.

”At få anerkendelse er en kæmpe driver. Som leder handler det om at få lagt anerkendelse ind i hverdagen, både af trænerne og dem der hjælper til ved et stævne,” siger Karsten Koch. 

Samtidig må foreningen godt sætte krav om, hvad der er af forventninger til de frivillige.

”Det viser, at der er styr på det og tænkt over tingene. Og det gør stoltheden større hos de frivillige. Ved at stille krav synliggør vi, at en frivillig indsats aldrig er spild af tid,” pointerer Karsten Koch.