Hvad betyder persondataforordningen for din forening?

Fra 25. maj 2018 skærpes kravene til dokumentation for, hvordan organisationer – herunder idrætsforeninger – håndterer persondata forsvarligt. Det lyder svært, men det handler mest om sund fornuft.

Nye regler for persondata

De nye regler er vedtaget i EU og træder i kraft den 25. maj 2018.

DGI og DIF udarbejder i samarbejde en vejledning til foreningerne, som er klar i januar 2018.

I en idrætsforening er det nødvendigt at have visse oplysninger om de mennesker, der deltager i foreningens aktiviteter. Der skal opkræves kontingenter, stilles hold til kampe og trænere skal vide, hvem der er med på holdet.

”Det fungerer helt uden problemer i langt de fleste tilfælde, og det kommer de nye regler fra EU ikke til at ændre på. Der er allerede i dag krav til, hvordan man håndterer data, og de ændrer sig ikke nævneværdigt. Det nye er i højere grad, at man skal dokumentere og beskrive, hvordan man lever op til reglerne,” siger Steen F. Andersen, jurist hos DGI.

Hvad er persondata?

Persondata er alle de oplysninger, som henfører til ét konkret menneske. Det kan være fødselsdato, helbredsoplysninger eller navn. Nogle data anses for at være følsomme som eksempelvis børneattester eller helbredsoplysninger, mens andre som skostørrelse og hold kun anses for at være personlige.

Oplysninger om medlemmer må eksempelvis ikke ligge offentligt tilgængeligt, og at kun er dem, der har behov for at have oplysningerne, som skal have adgang til dem. En træner, der er stoppet, skal altså ikke fortsætte med at have adgang til en liste over deltagere på holdet.

”Fremover skal man kunne dokumentere, at man har behov for de oplysninger, man beder om. Det vil eksempelvis sjældent være nødvendigt at have cpr-nummer på medlemmer, men hvis der er behov for det, så er det ikke ulovligt. Du skal blot sikre dig, at det kun er tilgængeligt, for dem, der skal bruge det og kun i den periode, det er nødvendigt,” siger Steen F. Andersen.

Hvad skal din forening gøre?

Lige nu anbefaler Steen F. Andersen, at du ikke går i gang med at lave nogle store ændringer i din forenings måde at håndtere data på.

”Vi arbejder på at lave en konkret vejledning til foreningerne, som vi lancerer i januar. Der får man mere præcise anvisninger at forholde sig til, så det vil jeg anbefale, at man venter på. Vores generelle vurdering er, at de fleste foreninger i høj grad lever op til reglerne allerede, så opgaven bliver formentligt kun at dokumentere det ved at beskrive sine rutiner,” siger juristen.

Steen F. Andersen kan i øvrigt oplyse, at data skal håndteres på samme måde, uanset om de opbevares elektronisk eller på papir.