Sådan håndterer du konflikter i bestyrelsen

Konflikter i en bestyrelse kan være hård kost. I bedste fald løser konflikten sig selv. I grelle tilfælde ender det med, at bestyrelsesmedlemmer, som i årevis har lagt liv og sjæl i en forening, må lide den skamfulde tort at blive ekskluderet.

Som foreningskonsulent i DGI Østjylland har Flemming Mølgaard set mange eksempler på både små og store konflikter. Og den gode nyhed er, at der findes en lavthængende løsning.

"Rigtig mange konflikter kan man forebygge gennem vedtægterne og ved at have formulerede værdier," fortæller Flemming Mølgaard.

En lavthængende løsning til at håndtere konflikter er foreningens vedtægter.Foto: Lea Letén (Ilustration)

Han har oplevet, at foreninger kontakter ham for at høre, om der findes et øvre regelsæt, man kan læne sig op ad, hvis tingene spidser til. Det er der som sådan ikke. Til gengæld kan foreningen faktisk selv bestemme reglerne.

"Rigtig mange foreninger har en indforstået og implicit tilgang til, hvordan man gør tingene, men få har beskrevet det i vedtægterne. Ved at få det skrevet ind i vedtægterne kan man forebygge rigtig meget," fortæller Flemming Mølgaard.

For eksempel kan man gardere sig mod, at medlemmer – måske af stolthed – nægter at trække sig, ved at sætte en begrænsning på, hvor lang tid man kan sidde i bestyrelsen.

Hold fokus på sagen

Essensen er, at det gælder om at få fastsat regler og værdier som supplement til vedtægterne, inden det går galt. Det betyder nemlig, at man kan referere til reglerne, hvis en konflikt går i hårdknude.

"Man kan sige; ’vi har valgt de og de regler. Hvis du ikke kan efterleve det, må du trække dig. Ellers bliver du ekskluderet’," siger Flemming Mølgaard.

Regler og vedtægter kan gøre en svær situation ligetil at løse.Foto: Lea Letén (Ilustration)

Ved at pege på regler frem for personen bliver problemet holdt ud i strakt arm, og det gør situationen mere enkel at håndtere. I fagsprog kaldes det eksternalisering, og det er et godt konflikthåndteringsredskab, fortæller cand.pæd, kandidat i anvendt psykologi og master i positiv psykologi Inga Coello:

"Nogle helt almindelige faldgruber i konflikter er, at det meget nemt bliver personligt. Feedback rettes mod personen i stedet for sagen, feedback opfattes som personlig kritik, hvilket får modtageren til at gå i forsvar, og observationer blandes med subjektive fortolkninger."

Når det bliver personligt, kommer der følelser i spil, og så er det nemt at komme til at reagere uhensigtsmæssigt.

"Det kan man imødekomme ved at eksternalisere konflikten og give problemet et navn: Hvad er det, det her handler om? På den måde skifter konflikten natur fra at handle om personen til at handle om sagen," siger Inga Coello.

En tur i helikopter

Skulle det ende med en eksklusion, gør man sig selv en bjørnetjeneste, hvis man ikke sørger for at lære af det, påpeger Inga Coello.

Lær af det, der er sket ved at se på konflikten i helikopterperspektiv.Foto: Lea Letén (Ilustration)

"En eksklusion er den absolut sidste vej, men det kan være nødvendigt. Man kan gøre det på to måder. Man kan blive enige om, at syndebukken, der røg ud, var møgirriterende, og så gør man ikke mere ved det. Og så risikerer man, at der kommer en ny, fordi man ikke har ryddet ordentligt op og lært af det.

Inga Coello anbefaler derfor at lære af det skete ved at se på konflikten i helikopterperspektiv.

"Se på, hvordan vi fremadrettet kan undgå den slags. Vi kan ikke undgå konflikter, men vi kan tage nogle forholdsregler, så vi ikke gentager de samme mønstre igen og igen. Få det ud, så det ikke får lov til at gnave og leve videre på alle mulige underlige måder," siger Inga Coello.

Lad demokratiet tale

En hyppig årsag til konflikt i bestyrelser er uenighed om fremtiden. Her er det vigtigt at erkende, at man sommetider ikke kan blive enige, og at det i bestyrelser altid er flertallet, der bestemmer. Også selvom det går mod formandens ønske. Flemming Mølgaard anbefaler, at man bruger generalforsamlingen til at diskutere foreningens regler og værdier, og generelt inddrager medlemmerne til at få sat en retning.

I bestyrelser er det altid flertallet, der bestemmer. Også selvom det går mod formandens ønske.Foto: Lea Letén (Ilustration)

"Medinddragelse er med til at dæmpe konflikterne. Beslutninger kan ske i diskussion med medlemmerne. Få medlemmerne til at være med til at beslutte, og så sætter bestyrelsen det på plads," siger Flemming Mølgaard.

For at inddrage medlemmerne er det vigtigt at sørge for, at generalforsamlingens rammer er reelle og ikke formelle. Med andre ord: Sørg for at lægge op til medinddragelse i indbydelsen.

Tag en dyb indånding

Uanset hvor mange regler og vedtægter, vi har opstillet, er konflikter noget, vi allerhelst undgår. Det gør det ikke nemmere, at der er tale om frivilligt arbejde. Noget af det mest dyrebare mennesker har, er tid. Når et menneske vælger at bruge frivillig tid, er det endnu sværere at komme med kritik og i nogle tilfælde måske endda sige, at bidraget ikke er velkomment. I sådan en situation vil man næsten uundgåeligt komme i sine følelsers vold, og så er det let at reagere uhensigtsmæssigt.

"Man kan lære at håndtere konflikter. Det kræver en god del selvkontrol og selvindsigt, og det handler ganske enkelt om at øve sig i at være rolig, så man ikke agerer, mens man er vred eller ophidset," siger Inga Coello.

Det lyder svært, men handler om noget så generelt som at trække vejret, for så kan man bedre tænke sig om.

"Det nemmeste er at downloade en app og øve sig i at trække vejret 10 minutter om dagen. Så er du langt. Det er en af de allerbedste forskningsmæssige anbefalinger. Øv dig i stoppe op og tage en timeout. Det er fint nok at køre med 120 km/t, hvis bremsen fungerer, men hvis den ikke gør, er det noget skidt," siger Inga Coello.

"Du kan ikke håndtere en konflikt uden at have øvet dig. Du bliver nødt til at vide, hvad der trigger dig. Hav noget selvindsigt. Så det helt lavpraktiske råd vil være at lære dig selv lidt bedre at kende. Find ud af, hvad der får dig til at reagere," siger Inga Coello.