Sådan håndterer foreninger generalforsamlinger i en tid med Corona

Steen F. Andersen, DGI's chefjurist og advokat, har udarbejdet dette notat, som giver dig svar på spørgsmål, der knytter sig til udsættelse af en forenings ordinære generalforsamling med afsæt i den nuværende situation med Coronavirus. 

1. Kan foreningen udsætte en allerede indkaldt generalforsamling?
   Bestyrelsen er i den foreliggende situation berettiget til at udsætte generalforsamlingen, da der bør gennemføres så få fysiske møder som muligt. Udsættelsen indebærer, at den indkaldte generalforsamling aflyses, og der skal indkaldes til den nye (udsatte) generalforsamling.
   
2. Gælder det både generalforsamlinger i marts og senere?
   Generalforsamlinger i marts, april og maj har det været nødvendigt at udsætte (aflyse). Men fra genåbningens fase 3 mandag den 8. juni 2020 bliver der for mange idrætsforeninger bedre mulighed for at gennemføre fysisk generalforsamling. Mange foreninger bør derfor overveje, om tiden nu er inde til at indkalde til generalforsamling til afholdelse efter 8. juni, hvor det bliver muligt at holde møder med flere deltagere end de indtil 7. juni gældende max. 10 personer. Det nøjagtige antal tilstedeværende fra 8. juni kendes ikke endnu, men forventes at være mindst 30 og højest 50. Det nøjagtige antal vil blive fastlagt senest 7. juni.
   
   Selvom det ikke fremgår af vedtægterne vil foreningens bestyrelse i den foreliggende situation kunne kræve tilmelding i passende tid inden generalforsamlingen, så bestyrelsen kan vurdere, om alle tilmeldte kan være til stede i ét lokale, eller der skal benyttes flere lokaliteter forbundet med f.eks. videolink og en dirigent hvert sted, eller om generalforsamlingen må aflyses og senere indkaldes til efter sommerferien, eller der er grundlag for at holde generalforsamlingen elektronisk (digitalt). Om det sidste henvises til punkt 6.
   
3. Hvilken betydning har det, hvis vedtægternes regel om, at generalforsamlingen skal holdes inden en bestemt dag, for eksempel i marts, ikke kan overholdes?
   Det har ingen betydning. Der er ganske vist tale om en formel mangel, men dirigenten må på den udsatte generalforsamling konstatere, at der er en saglig grund til, at fristen ikke kunne overholdes (force majeure), og fejlen er derfor ikke væsentlig, og den udsatte generalforsamling er derfor lovlig og beslutningsdygtig.
   
4. Hvornår skal den udsatte generalforsamling holdes?
   Den skal afholdes hurtigst muligt efter at situationen gør det muligt.
   
5. Skal vi indkalde på ny selvom vi allerede har indkaldt en gang til den ordinære generalforsamling?
   Selvom den allerede indkaldte generalforsamling blot er udsat (udskudt), er det udtryk for, at den oprindelige generalforsamling er aflyst, og den ”udsatte” generalforsamling er en ”ny” ordinær generalforsamling, og der skal derfor ske indkaldelse på ny med overholdelse af vedtægternes indkaldelsesfrist og –måde. Medlemmer kan fremsætte forslag efter vedtægternes regel for, hvor lang tid før generalforsamlingen sådanne forslag skal være modtaget. Forslag, der var indsendt til den ikke afholdte generalforsamling, skal behandles.
   
6. Kan vi vælge at holde generalforsamlingen elektronisk (digitalt) i stedet for som et fysisk møde, og derved undgå at udsætte generalforsamlingen?
   Som udgangspunkt er svaret nej. Der kan nemlig kun afholdes elektronisk generalforsamling, hvis det fremgår af vedtægterne. Det skyldes, at en elektronisk gennemførelse af en generalforsamling adskiller sig meget fra den traditionelle fysiske generalforsamling, og derfor er det et tema, som medlemmerne skal have forholdt sig til ved at have stemt om en vedtægtsregel om det.
   
   Men en forening kan dog, som tiden går, være i en nødretssituation, så det er presserende og nødvendigt at få gennemført generalforsamlingen, og derfor kan det være lovligt at holde generalforsamlingen elektronisk, selvom vedtægterne ikke indeholder en regel om det.
   
   Som eksempler på, at det kan være nødvendigt at afholde elektronisk generalforsamling kan nævnes, at et flertal i bestyrelsen har trukket sig, at foreningen har brug for, at generalforsamlingen tager stilling til et vigtigt spørgsmål, at foreningens økonomi er kritisk, at utilfredshed hos medlemmerne kræver afklaring eller at foreningen ikke kan forvente at kunne afvikle fysisk generalforsamling i længere tid endnu, f.eks. fordi mange medlemmer er særligt sårbare over for Coronavirus.
   
   Hvis det er nødvendigt at afvikle generalforsamlingen elektronisk, kan det ske enten helt, hvor alle deltager digitalt, eller delvist, hvor nogle er fysisk til stede og andre deltager digitalt. Udgangspunktet bør tages i, at det er en delvis elektronisk generalforsamling, så nogle samles fysisk, mens andre deltager elektronisk. På denne måde sikres, at medlemmer der ikke er vant til elektronisk mødeafvikling kan møde frem på normal vis. Ved tilmelding til generalforsamlingen må de tilmeldte oplyse, om de ønsker deltagelse fysisk eller elektronisk, og hvis for mange ønsker fysisk at være til stede, må der trækkes lod.
   
   I indkaldelsen skal bestyrelsen informere nærmere om, hvordan elektronisk deltagelse er mulig, og der skal benyttes et system, der sikrer, at tilmelding, kontrol af deltagelse og gennemførelse af dagsordenens punkter, herunder eventuel skriftlig afstemning, kan finde sted på betryggende måde. Dette gælder såvel ved delvis elektronisk generalforsamling som ved fuldstændig elektronisk generalforsamling.
   
7. Skal vi indkalde nu til generalforsamling, som vi efter vedtægterne skal holde i april, selvom vi ikke ved, om vi kan holde den?
   Der er i øjeblikket ikke grundlag for at lade være med at indkalde. Men kan I vente til 30. marts, hvor der gøres status på Coronasituationen, og stadig overholde varslingsfristen, bør I afvente med at indkalde. Det kan i indkaldelsen anføres, at der må tages forbehold for aflysning afhængig af Coronasituationen.
   
8. Kan vi indkalde til generalforsamling uden at sætte dato på, men anføre at det tidligst bliver en bestemt dato, og at der kommer nærmere information om den endelige dato.
   Vedtægternes krav til varslingsperiode skal opfyldes, så generalforsamlingsdatoen skal fastlægges med en frist, der opfylder varslingsreglen (for eksempel 4 uger før generalforsamlingen).
   
9. Kan bestyrelsen bare fortsætte selvom nogle af bestyrelsesposterne skulle være besat ved nye valg på den nu aflyste generalforsamling?
   Den siddende bestyrelse fortsætter indtil den udsatte generalforsamling har været afholdt. Bestyrelsen bør dog i denne periode agere mere forsigtigt, så den ikke træffer andre beslutninger end dem, som hører til almindelig drift eller er uopsættelige beslutninger.
   
10. Kan bestyrelsen agere ud fra forslag, der kunne forventes at være vedtaget, på den ikke afholdte generalforsamling?
    Har bestyrelsen for eksempel foreslået, at kontingentet skal sættes op, kan der ikke opkræves efter dette forslag før den udsatte generalforsamling har været afholdt og har godkendt forslaget.
    
    
11. Hvordan skal dagsordenen for den udsatte generalforsamling være?
    Dagsordenen skal indeholde de punkter, som vedtægterne foreskriver skal behandles på en ordinær generalforsamling, og andre emner, som ønskes behandlet. Der skal således ske godkendelse af årsregnskab, og der aflægges beretning. Den sædvanlige årsberetning kan suppleres med bemærkninger om perioden op til den udsatte generalforsamling.
    

12. Hvad skal vi svare, hvis medlemmer spørger om at få noget af kontingentet refunderet, fordi der har været en periode, hvor der ikke var aktivitet som følge af Coronasituationen?
    I kan svare, at der ikke betales noget tilbage. Et kontingent er udtryk for en betaling for medlemskabet af foreningen, og er ikke bare betaling for en bestemt mængde træning, kampe mv.

 Steen F. Andersen, juridisk chef, 12.3.2020 med opdatering 13. maj 2020.