Guide til digital foreningsadministration

Den største fordel ved digitalisering er en bedre brugeroplevelse for medlemmer, frivillige og aktive.

De gode grunde til at bruge digitale løsninger i foreningens hverdag står i kø. Her får du tre:

  1. Den stigende grad af digitalisering i vores samfund øger medlemmernes krav til foreningerne.
  2. De kan lette kassererens arbejde.
  3. De gør det nemmere at kommunikere internt i bestyrelsen, på holdet, med alle medlemmer, kommende medlemmer og frivillige.

Men det kan være vanskeligt at vælge den rette løsning eller den gode kombination af IT-systemer. Her får du en guide, som kan hjælpe din forening til det gode valg.

Den daglige drift

Foreningens driftsopgaver berører typisk tre områder:

Guide til digital foreningsadministration - 3 bokse.JPG

De administrative systemer kan være sammensat, så de dækker et, to eller tre områder, for eksempel:

  • Excel, Facebook og Dropbox
  • Conventus, hjemmeside og Facebook
  • Holdsport og Billy

Der er mange kombinationsmuligheder, og det er en fordel at tænke mulighederne sammen. Har din forening behov for en ny hjemmeside, så se også på medlemssystemer med indbyggede hjemmesider.  Har I behov for et nyt regnskabssystem, skal I vurdere om I burde anskaffe et medlemssystem med et indbygget regnskabsprogram. Hele paletten af systemer skal medtænkes, når I begynder at se på den enkelte del.

Oversigt over medlemsystemer

Vi har bedt leverandører af medlemsystemer om at besvare nogle spørgsmål. For at hjælpe din forening med at træffe det rigtige valg, får du her deres svar. Bemærk derfor at svarene i skemaet er leverandørernes oplysninger. De er ikke bekræftede.

NB! Pris er et vigtigt parameter. Derfor studér priserne på udbydernes egne hjemmesider. Husk også at undersøge eventuelle startgebyrer, priser på betalingsporte og indløseraftaler, licenser, transaktionsgebyrer, gebyr for SMS, support eller uddannelse.

Digital medlemsadministration.JPG

Download skemaet som pdf.

DGI anbefaler

  • At I tænker langsigtet. Løsningen skal være til gavn for jeres forening en del år fremover. Den skal gives videre til kommende medlemmer, frivillige, bestyrelse, trænere og instruktører. Jeres valg skal gøre det nemt at være medlem og foreningsledelse.
  • Overvej hvilke ønsker og krav medlemmerne har til medlemsadministration, kommunikation og økonomisystemer.
  • Vurdér jeres egne ønsker og krav til systemer, der kan hjælpe jer til nem og nødvendig håndtering af medlemsadministration, kommunikation og økonomi.

Udarbejd en kravspecifikation

Når man som forening skal vælge en IT-løsning, kan det være en fordel at udarbejde en kravspecifikation, dvs. en liste med de ønsker og behov, jeres løsning skal opfylde.

Den kan for eksempel indeholde svar på flg. spørgsmål

  • Hvordan vil I kommunikere i fremtiden?
    Er det stadig Facebook, eller er der for meget støj? Er Facebook et problem for medlemmer under 13 år? Ønsker I ikke at tvinge medlemmer på Facebook? Hvordan ønsker I at kommunikere med medlemmerne. Mail, SMS, via App-notifikationer, Messenger, andet?
  • Persondataforordningen 
    Hvordan ønsker I som forening at håndtere forordningen og hvordan kan et medlemsystem hjælpe jer med det??
  • Ekstern kommunikation 
    Ønsker I en hjemmeside, hvor I selv kan bestemme design og indhold eller vil det være en fordel med en løsning, der har en indbygget hjemmeside? Har I kompetencer og ressourcer til at stå for vedligeholdelse af hjemmesiden, eller ønsker I at udlicitere den opgave?
  • Regnskab 
    Ønsker I et indbygget regnskabsystem, eller vil I gerne selv kunne vælge system. Hvilke omkostninger vil de forskellige kombinationer give? Ønsker I hjælp til kassererposten. Både DGI, Holdsport, Mentoclub og ForeningLet udbyder denne service.
  • Økonomi
    Hvor mange penge har I til administrative løsninger? Har I råd til at lade være med at investere i administrative løsninger?
  • Medlemsrekruttering 
    Tænk på hvordan løsningen kan hjælpe jer med rekruttering af medlemmer og frivillige. Hvordan oplever et potentielt medlem foreningen? Hvordan kan de betale for aktiviteter og events? Opfylder systemet de behov medlemmerne har nu og fremover?
  • Medlemsindberetning: Nogle løsninger kan integrere med CFR, så at medlemstal kan indberettes automatisk og løsninger hvor kontaktoplysninger på foreningens ledelse og instruktører kan opdateres automatisk hos DGI? Er det interessant for Jer?
  • Samarbejde
    Kunne I tænke jer et samarbejde med andre foreninger om for eksempel flex- eller multi-kontingenter og ønsker I, at det kan håndteres i løsningen?
  • Kamprogrammer 
    Der findes løsninger, som kan hente kampoversigter og kampprogrammer fra DBU/DHF. Har I behov for det?