God kommunikation: 8 tips til medlemspleje i foreningen

Medlemsblad

Trykt medlemsblad er en af de mest traditionelle og populære former for medlemskommunikation.

Fordele:

• Sikker distribution (nyhederne ender ikke i et spamfilter)
• Mange læsere (medlemmerne kan læse det, når det passer dem – ofte lige efter det er hentet i postkassen)
• God kanal til samarbejdspartnere (let at distribuere nyheder til politikere, sponsorere og presse)

Ulemper:

• Omkostningstung (udgifter til tryk og ressourcer til omdeling)

Tip:

Kontakt grafikere og journalister og spørg, om de er interesserede i at arbejde frivilligt. Hent mere inspiration her: Tema: Hvordan tiltrækker vi flere frivillige?

Hjemmeside

Det er blevet let at oprette en hjemmeside – og de fleste medlemmer forventer at kunne søge information om foreningen netop her.

Fordele:

• God til overblik (aktiviteter, hold, instruktører, bestyrelse, fotos af faciliteter og instruktører m.m.) 
• Let at opdatere (ændring af programmer, aflysninger, stillingsopslag m.m.)
• God til dialog (mulighed for at oprette debatforum til at involvere medlemmerne og udvikle foreningen på baggrund af god og åben dialog)
• Mulighed for lukkede sider (sider for instruktører, bestyrelse, forældregrupper osv.)

Ulemper:

• Kræver opdatering (gamle nyheder, uopdaterede lister over bestyrelsen, holdtider osv. giver badwill)

Mere inspiration? Disse foreninger har oprettet debatfora:  Salto City og Gymnastikforeningen ODK

Hent mere inspiration her: Tema: Foreningens hjemmeside

Facebook

Facebook er det mest populære sociale medie i Danmark med en bred skare af brugere. Et stigende antal foreninger bruger Facebook.

På Facebook kan du vælge at oprette en side eller gruppe:

Facebook-side:

• Let og gratis at oprette
• God til ekstern kommunikation og markedsføring. Let at dele begivenheder, aktuelle tilbud og derigennem også rekruttere medlemmer og frivillige til aktiviteter, arrangementer og initiativer
• Effektiv til breaking news
• Effektiv til dialog
• Kræver en eller flere administratorer, som står til rådighed til at kommentere på brugernes spørgsmål

Facebook-gruppe:

Du kan vælge mellem en åben eller lukket gruppe. Medlemmerne af gruppen inviteres enten af administratoren eller af andre medlemmer af gruppen.

• Ideel til intern kommunikation og interne debatfora

Tip:

Invitér medlemmer til at komme med ønsker til, hvilke behov jeres Facebook-side eller Facebook-gruppe skal opfylde. Involvér medlemmer som administratorer.

Mere inspiration?

ØSVN-IF har flere sider på Facebook. De rekrutterede for eksempel mange nye frivillige via en åben gruppe, da foreningen skulle etablere en multibane. Den årlige Sommerfest har også sin egen side. Læs om foreningen i Udspil: Boldøje for langsigtede mål. 

Læs mere: Sociale medier i foreningen

Elektronisk nyhedsbrev

Et e-mail-nyhedsbrev er en mail til en afgrænset gruppe af modtagere. Online-nyhedsbreve boomer i foreninger og organisationer, fordi det er en effektiv og billig distributionskanal til nyheder og markedsføring. I et nyhedsbrev kan I fortælle om aktuelle arrangementer og tilbud, linke til billedarkiver på hjemmesiden fra begivenheder, ture og træning, sælge nye aktiviteter, foredrag og arrangementer og meget mere.

Fordele:

• Gratis distribution
• Hurtigt medie
• Øger trafik på hjemmesiden – ved at indsætte link til hjemmesiden, får I en ekstra vej til at fortælle om jeres nyheder, aktiviteter og initiativer 
• Vej til respons – et nyhedsbrev giver jer brugbar statistik. I kan se, hvad medlemmerne læser og klikker på og derigennem pejle jer ind på, hvad de efterspørger

Ulemper:

• Tid til opsætning – I skal prioritere at afsætte god tid til at sætte nyhedsbrevet grafisk op og opsætte et Excel-ark med listen af modtagere. Det er dog kun ved første udgivelse. Herefter er der minimal vedligehold
• Konkurrerer med andre mails – foreningens navn i indbakken er ikke altid nok til, at modtagerne vælger at åbne en mail. Brug derfor tid på at finde nogle gode, lokkende ord i emnefeltet som: ”Vil du også se vores nye træner?”, ”Har du set de nye medlemsfordele?” osv. frem for for eksempel: ”Nyhedsbrev nr. X”

Husk, at jeres medlemmer skal sige ja til at modtage e-mails fra jer. Ellers bliver jeres nyhedsbreve betragtet som spam. Dette kan let gøres ved et kryds på indmeldingsblanketten eller online.

Tip:

Lav en strategi for jeres nyhedsbrev, ligesom I laver en plan for et medlemsblad.

Tip:

I kan udsende nyhedsbrevet i jeres eget mailsystem eller bruge en af de utallige gratis udbydere. Mailchimp er gratis og meget brugervenligt.

Foreningstelefon

Opret et telefonnummer som hotline, hvor man enten kan træffe et medlem fra bestyrelsen eller lægge en besked. Det er en god service over for medlemmerne.

Fordel:

• Mulighed for dialog. Giver medlemmer oplevelsen af, at man bogstaveligt talt bliver lyttet til

Ulempe:

• Det forpligter. Husk at svare på telefonbeskeder og hav en klar procedure for, hvem der svarer på hvad

Tip:

Overvej en vagtordning. Anskaf en mobiltelefon, og lad den gå på tur eller viderestil opkald.

Velkomstfolder

Pjece. Folder. Brochure. Pamflet. En velkomstfolder er en lille trykt sag – en simpel platform til at fortælle om foreningens grundlag og tilbud.

Fordele:

• Håndgribelig, giver blikfang, enkel og overskuelig - både for medlemmerne og for jer som forening

 Ulemper

• Kræver løbende opdatering
• Udgifter til tryk

Tip:

Husk at indsætte links til hjemmeside, sociale medier eller lignende steder, hvor medlemmerne kan få mere information.

Face-to-face kommunikation

Medlemspleje er i høj grad også synlighed. Det er en god investering, hvis medlemmer af bestyrelsen sætter tid af til at komme forbi gymnastiksalen for at sige hej og hilse på forældrene.

Fordele:

• Effektiv dialog
• Gratis

Tip:

Synlighed er ikke bare at være der. Nye medlemmer kender typisk ikke ansigterne på medlemmerne af bestyrelsen. Overvej derfor at investere i T-shirts, der fortæller, hvem I er. En idé kunne være at påtrykke et stort spørgsmålstegn på ryggen suppleret med teksten: ”Ved du, hvem jeg er?”, ”Har du spørgsmål til mig?”, ”Ved du, at jeg er medlem af bestyrelsen?”, ”Går det godt?” osv. Foran står så navn og hverv med småt.

Medlemsfordele

Tilbud og fordele til trofaste medlemmer er altid attraktive midler til at pleje loyaliteten. Unikke fordele signalerer en klar prioritering af medlemmerne.

Eksempler:

• Mulighed for, at faste medlemmer kan tilmelde sig den nye sæson før nye medlemmer
• Lavere deltagergebyr for medlemmer end ikke-medlemmer
• Rabat i forretninger
• Gratis foreningstøj med logo eller foreningstøj til nedsat pris - en god reklame. Hvis foreningen forærer tøjet gratis, kan I overveje at hæve kontingentet, så udgiften udlignes