Kommentar: Generalforsamlingen er foreningens vigtigste aften

Generalforsamling. Smag lige på ordet. Ja, det kan lyde knasende kedeligt, måske fremmedartet, formelt og for de få indviede, de frelste. For nogle hører ordet hjemme i fremmedordbogen, og det signalerer snarere forpligtelse end et møde, der er værd at bruge tid på.

Sådan kan generalforsamlinger være. Det er de, når de håndteres som en håndfuld formelle punkter, der skal overstås hurtigst muligt og så videre til det sjove. Men det handler netop om, hvordan vi håndterer mødet, for når det gøres rigtigt, kan generalforsamlingen være både fortættet, stemningsmættet, intens og kulturskabende, især når mange medlemmer er med.

Det er ikke generalforsamlingen som mødeform, der er noget galt med. Det er snarere os, der står for årets vigtige møde, der ikke forvalter mulighederne godt nok, hvis mødet ikke spiller.

Ordet ’general’ betyder netop, at det er foreningens øverste forsamling, der tager vigtige beslutninger for det kommende år, og fastlægger hvem, der skal lede fællesskabet frem til næste generalforsamling.

Ikke engang luderen eller lommetyven dukker op

Du kan sagtens finde generalforsamlinger, der kunne give indtryk af, at bestyrelsen har hemmeligholdt mødet for foreningens medlemmer, selv om de, som vedtægterne foreskriver, har annonceret mødet med to eller tre ugers varsel. På den slags generalforsamlinger er bestyrelsen de eneste i mødelokalet og så muligvis en enkelt udefrakommende, nemlig ham eller hende, der får tildelt dirigentklokken. Ikke engang den berømte luder eller lommetyven er dukket op.

Jeg har aldrig fundet ud af, om den slags generalforsamlinger skabes helt bevidst – af bestyrelser, der helst selv vil bestemme det hele, og derfor gerne er fri for besværlig indblanding fra menige medlemmer.

Eller skabes de af pligtopfyldende bestyrelser, der får hele foreningen til at køre så gnidningsløst, at der ikke er noget at komme efter – heller ikke til generalforsamlingen?

Eller kan det manglende fremmøde skyldes, at medlemmerne slet ikke ved, at den interesse, de dyrker med stor dedikation, er organiseret i en forening, og at foreningen hvert år inviterer alle medlemmer til møde, hvor de faktisk kan bestemme en hel del. Er det tilfældet, kan bestyrelsen med fordel starte med at forklare foreningens medlemmer, hvad det vil sige at være medlem i deres forening, et forklaringsarbejde, der skal startes længe før generalforsamlingen. Ja, faktisk skal det være en del af hverdagen i foreningen.

Detaljerytteri og dedikerede medlemmer

Du kan også sagtens finde generalforsamlinger, hvor fremmødet er ok, men hvor detaljerytterne virkelig får reddet deres kæpheste, og alt for meget kommer til at gå op i formalia. Det kan være herren fra seniormotionsholdet, der vist nok er pensioneret revisor, og under behandling af regnskabet har en bemærkning til 3 mindre posteringer eller han har opdaget en kommafejl på linje 57 i budgettet. Kassereren må have computeren frem og finde en forklaring i de mange bilag.

Det kan også ske, når kommasætning og formuleringer i et forslag bliver endevendt i mindste detalje - måske fordi formuleringen ikke er ordentlig forberedt. Djævlen ligger som bekendt i detaljen, så bliver det dirigentens opgave at finde en god balance, så formalia overholdes uden at det bliver for stramt.

Du kender sikkert også situationen, når alle medlemmer kigger koncentreret ned i bordet, fordi der under dagsordenspunktet Valg til bestyrelsen ikke er nogen, der ønsker at stille op. Har bestyrelsen gjort deres forarbejde? Kender de medlemmernes kompetencer? Har der været tilstrækkelig mange anledninger i løbet af året, hvor de har været i snak med medlemmerne? Og ja, det er nok en af de vanskeligste opgaver at få andre med på at tage ansvar. Derfor skal også denne opgave sættes i omdrejninger længe før generalforsamlingen.

Så er der mere liv og forløsning, når dirigenten indleder punktet Eventuelt, hvorunder – forklarer dirigenten – ”alt kan debatteres, men intet besluttes.” Så ryger hænderne i vejret, og forslagene myldrer frem om flere slags sodavand i køleskabet i klubhuset, nye træningsdragter, flere træningstimer, klarere kommunikation til medlemmerne osv. Stort som småt, og det er godt, for det er et sikkert tegn på, at medlemmerne har noget på hjerte og er engageret i fællesskabet.

Duggede ruder når magt, midler og mursten er på spil

Du har måske også været til en generalforsamling, hvor der virkelig er noget på spil. Det har jeg. I min tennisklub er vi sikre på, at alle stole skal i brug og ruderne i mødelokalet dugger, når det, der er på spil, er magt, midler eller mursten.

Vi har de seneste år haft store debatter pga. forslag om, at vi skulle melde os ind og året efter ud af tennisforbundet, eller om at investere kroner og kræfter i en ny indendørshal, og ja, hvad kommer det til at betyde for vores kontingent?

Ved disse generalforsamlinger er vi mildt sagt lidt flere, end der er plads til i vores klubhus, og grundlæggende handler det om, at vi alle gerne vil forbedre vores forening, uanset om vi er motionister, topspillere eller blot engagerede i at gøre en god tennisklub bedre. Men det er sikkert, at når der er noget ekstra på spil, trækker det folk af huse.

Et smart møde hvor reglerne ligger fast

Grundlæggende er en generalforsamling bare en ramme – en smart ramme. Det er et møde, hvor spillereglerne på forhånd ligger fast. Mødets punkter, dagsordenen, er nedfældet i foreningens vedtægter. Det sikrer medlemmernes muligheder for at komme til orde – både som før under punktet Eventuelt, og med muligheden for at stille konkrete forslag.

I øvrigt er dagsordner meget ens fra forening til forening: Punkterne indeholder typisk et tilbageblik på året, der gik (formandens eller bestyrelsens beretning og kassererens regnskab), et kig fremad (budget og indkomne forslag) samt valg. Altså et tjek på om bestyrelsen har gjort det, vi aftalte sidste år og et kig fremad mod næste år. De spørgsmål, der skal tages beslutning om, har betydning for, hvordan fællesskabet interagerer indtil næste generalforsamling.

Forsamlingen bestemmer

1. Hvem, der har ansvar og kompetence til at lede foreningen frem til næste generalforsamling
2. Hvem, der har ansvar for at forvalte foreningens midler frem til næste generalforsamling – og efter hvilke retningslinjer
3. og eventuelt særlige indsatser eller projekter, bestyrelsen skal arbejde med i året, der kommer

Det lille demokrati i funktion

Generalforsamlingen er også en demokratisk ramme, ja faktisk en ultra-demokratisk ramme: Typisk har alle medlemmer i fællesskabet en stemme, og alle har ret til at ytre sig, spørge, kommentere og debattere – undervejs.

En god dirigent sørger for at alle, der har noget på hjerte, føler sig hørt, og lukker ned for ordvekslinger, der udvikler sig til gentagelser og ordkløverier.

Skulle det komme til afstemning, har dirigenten ansvar for at styre forsamlingen sikkert igennem. I de allerfleste foreninger er afstemninger undtagelsen snarere end reglen, fordi man taler sig til rette, og fordi valg oftere foregår ved applaus end ved afstemning.

Skal-ting og sjov for husarerne

Det er i grunden ikke meget dokumentation, en forening skal levere som kvittering for det kommunale tilskud. Det drejer sig om et revideret og godkendt regnskab og et underskrevet referat fra generalforsamlingen, hvoraf det fremgår hvem, der sidder i bestyrelsen (Spørgsmålet om bankernes krav om dokumentation og gebyrer er en anden sag, som ikke skal endevendes her).

Ud over disse skal-ting, kan selve mødet kombineres og krydres med fællesspisning, fælles træning, festlige indslag, foredrag, kendisser og andet godt, som trækker husarerne til. Det kan du for eksempel få inspiration til i vores tema om årets vigtigste møde (link).

Mit ærinde her er at fortælle, at generalforsamlingen er kulminationen på bestyrelsens måde at tænke og handle på i hverdagen både i opdragelsen af medlemmer og i blikket for, hvem der kan give en hånd med i opgaver for også på sigt at indgå i ledelsen af foreningen.

Har du en kommentar, så send den til kirsten.harkjaer.larsen@dgi.dk.