Forslag til paragraf om digital generalforsamling

DGI Jura har udarbejdet anbefalinger og forslag til en supplerende paragraf til foreningsvedtægter om digital generalforsamling, som kan bruges, når det ikke er muligt at holde en fysisk generalforsamling.

DGI's årsmøde eller generalforsamling har endnu ikke været ramt af force majeure. Her arkivfoto fra mødet i DGI-byen 2017.

I nogle idrætsforeninger er det igen i efteråret og vinteren 2020 på grund af COVID-19 og begrænsninger i forsamlingsfriheden ikke muligt at holde den årlige generalforsamling. Det har affødt spørgsmål om, hvorvidt en forening, kan holde en digital generalforsamling, uden at det står i vedtægterne.

Det korte svar er nej. I et notat om emnet skriver Steffan Møllerskov Christensen, stud. jur., DGI Jura:

”Foreninger kan ikke uden vedtægtsbestemmelser herom afholde en digital generalforsamling, medmindre der er tale om en situation af uopsættelig karakter, som gør afholdelsen nødvendig.”

Kan bruges ved force majeure

DGI Jura har udarbejdet et forslag til foreningers vedtægter, som bruges, når foreninger i fremtiden bliver ramt af force majeure og får brug for at holde generalforsamlingen digitalt. 

Force majeure

Udtrykket force majeure bruges juridisk, når der sker noget helt ekstraordinært, som de involverede parter ikke har indflydelse på, for eksempel en naturkatastrofe eller en pandemi. Det helt ekstraordinære betyder, at parterne i situationen ikke kan opfylde deres forpligtelser. 

”Det er ikke DGI’s anbefaling, at foreninger i fremtiden skal gøre brug af en digital generalforsamling som et alternativ til den fysiske generalforsamling. Den digitale generalforsamling bør kun tages i brug, når der foreligger sådanne ekstraordinære omstændigheder, som det for eksempel har været tilfældet med COVID-19, der har umuliggjort en fysisk generalforsamling,” står der i notatet.

Debat som optakt til generalforsamlingen

Derimod anbefaler DGI, at foreningerne i perioden op til en generalforsamling bruger digitale løsninger til at fremme medlemmernes engagement.

”Foreninger kan med fordel opfordre deres medlemmer til at tage del i den debat og meningsudveksling, der kan være forud for en generalforsamling. Det kan eksempelvis foregå digitalt og kan typisk handle om kandidater til bestyrelsesposter, forslag til beslutninger mv.”  

Forslag til formulering af vedtægtsbestemmelse:

”§ X Digital generalforsamling. 

Bestyrelsen kan beslutte, at der udelukkende afholdes en digital generalforsamling.

Stk. 2. Beslutningen efter stk. 1 kan alene træffes, såfremt en fysisk generalforsamling ikke kan afholdes som følge af force majeure, herunder ved myndighedspåbud.

Stk. 3. Bestyrelsen fastsætter de nærmere krav til de digitale systemer og medier, der skal anvendes i forbindelse med den digitale generalforsamling efter stk. 1. Bestyrelsen skal ved en digital generalforsamling sikre, at generalforsamlingen afvikles på betryggende vis, herunder at vedtægternes øvrige bestemmelser om generalforsamlingens afvikling iagttages. Det anvendte system skal være indrettet på en sådan måde, at der sikres betryggende deltagelse og afvikling under hensyntagen til medlemmernes ret til at ytre sig og stemme på generalforsamlingen.

Stk. 4. Bestyrelsen skal gøre foreningens medlemmer bekendt med, at der afholdes en digital generalforsamling i forbindelse med indkaldelse til generalforsamlingen.

Stk. 5. Bestyrelsen skal oplyse foreningens medlemmer om, hvordan digitale systemer skal anvendes i forbindelse med generalforsamlingen. Foreningens medlemmer skal ligeledes oplyses om, hvordan de tilmelder sig den digitale generalforsamling, og hvordan de kan finde oplysninger om fremgangsmåden ved generalforsamlingen.

Stk. 6. Det digitale system skal på pålidelig måde kunne fastslå, hvem der deltager i generalforsamlingen, således der undgås uvedkommendes deltagelse. Systemet skal ligeledes sikre muligheden for hemmelig afstemning.”

DGI Jura / 30.06.2020

Læs mere om vedtægter og generalforsamling her.