Sådan håndterer foreninger generalforsamlingen i en tid med Corona-virus

Med afsæt i den nuværende sundhedskrise giver DGI’s advokat Steen F. Andersen svar på en række spørgsmål om generalforsamling og kontingentbetaling.

Generalforsamling i JAI håndbold i 2019 i Aarhus - før spørgsmål foranlediget af Corona-virusset dukkede op. Foto: Anna Dunø Madsen

DGI’s advokat og juridiske chef, Steen F. Andersen, har udarbejdet dette notat med spørgsmål og svar om emner, der knytter sig til udsættelse af en forenings ordinære generalforsamling begrundet i den nuværende situation med Coronavirus:

  1. Kan foreningen udsætte en allerede indkaldt generalforsamling?
    Bestyrelsen er i den foreliggende situation berettiget til at udsætte generalforsamlingen, da der bør gennemføres så få fysiske møder som muligt.
  2. Gælder det både generalforsamlinger i marts og senere?
    Generalforsamlinger i marts kan og bør udsættes. Derimod bør man foreløbig afvente situationens udvikling før der tages stilling til, om generalforsamlinger i april og senere udsættes.
  3. Hvilken betydning har det, hvis vedtægternes regel om, at generalforsamlingen skal afholdes inden en bestemt dag, for eksempel i marts, ikke kan overholdes?
    Det har ingen betydning. Der er ganske vist tale om en formel mangel, men dirigenten må på den udsatte generalforsamling konstatere, at der er en saglig grund til, at fristen ikke kunne overholdes. Det kaldes force majeure. Fejlen er derfor ikke væsentlig, og den udsatte generalforsamling er således lovlig og beslutningsdygtig.
  4. Hvornår skal den udsatte generalforsamling afholdes?
    Den skal afholdes hurtigst muligt efter at situationen gør det muligt.
  5. Skal vi indkalde på ny selvom vi allerede har indkaldt en gang til den ordinære generalforsamling?
    Selvom den allerede indkaldte generalforsamling blot er udsat (udskudt), er der tale om en ”ny” ordinær generalforsamling, og der skal derfor ske indkaldelse på ny med overholdelse af vedtægternes indkaldelsesfrist og –måde. Medlemmer kan fremsætte forslag efter vedtægternes regel for, hvor lang tid før generalforsamlingen sådanne forslag skal være modtaget. Forslag, der var indsendt til den ikke afholdte generalforsamling, skal behandles.
  6. Kan vi vælge at holde generalforsamlingen digitalt i stedet for som et fysisk møde, og derved undgå at udsætte generalforsamlingen?
    Der kan kun afholdes digital generalforsamling, hvis det fremgår af vedtægterne.
  7. Skal vi indkalde nu til generalforsamling, som vi efter vedtægterne skal holde i april, selvom vi ikke ved, om vi kan afholde den?
    Der er i øjeblikket ikke grundlag for at lade være med at indkalde. Men kan I vente til 30. marts, hvor der gøres status på Coronasituationen, og stadig overholde varslingsfristen, bør I vente med at indkalde. Det kan i indkaldelsen anføres, at der må tages forbehold for aflysning afhængig af Coronasituationen.
  8. Kan vi indkalde til generalforsamling uden at sætte dato på, men anføre at det tidligst bliver en bestemt dato, og at der kommer nærmere information om den endelige dato.
    Vedtægternes krav til varslingsperiode skal opfyldes, så generalforsamlingsdatoen skal fastlægges med en frist, der opfylder varslingsreglen, for eksempel 4 uger før generalforsamlingen.
  9. Kan bestyrelsen bare fortsætte selvom nogle af bestyrelsesposterne skulle være besat ved nye valg på den nu aflyste generalforsamling?
    Den siddende bestyrelse fortsætter indtil den udsatte generalforsamling har været afholdt. Bestyrelsen bør dog i denne periode agere mere forsigtigt, så den ikke træffer andre beslutninger end dem, som hører til almindelig drift eller er uopsættelige beslutninger.
  10. Kan bestyrelsen agere ud fra forslag, der kunne forventes at være vedtaget, på den ikke afholdte generalforsamling?
    Har bestyrelsen for eksempel foreslået, at kontingentet skal sættes op, kan der ikke opkræves efter dette forslag før den udsatte generalforsamling har været holdt og har godkendt forslaget.
  11. Hvordan skal dagsordenen være for den udsatte generalforsamling?
    Dagsordenen skal indeholde de punkter, som vedtægterne foreskriver skal behandles på en ordinær generalforsamling, og andre emner, som ønskes behandlet. Der skal således ske godkendelse af årsregnskab, og der aflægges beretning. Den sædvanlige årsberetning kan suppleres med bemærkninger om perioden op til den udsatte generalforsamling.
  12. Hvad skal vi svare, hvis der bliver spurgt til, om medlemmerne får noget af kontingentet refunderet, fordi der har været en periode, hvor der ikke var aktivitet som følge af Coronasituationen?
    I kan svare, at der ikke betales noget tilbage. Et kontingent er udtryk for en betaling for medlemskabet af foreningen, og er ikke bare betaling for en bestemt mængde træning, kampe mv.

Dette notat er udarbejdet af Steen F. Andersen, juridisk chef, 12.3.2020