Sådan organiseres sommerfesten

GUIDE: 10 arbejdsgrupper, tusindvis af frivillige timer og en god portion respekt udgør kernen i organiseringen af sommerens fest i Hou.

Hou Hallens Venner

Har til formål at støtte Hou Hallen, herunder at medvirke til forbedringer af Hou Hallens faciliteter og yde tilskud til foreninger og institutioner i Hou og omegn primært til gavn for ungdommen.

Hou Hallens Venner tjener penge ved:

  • Hou Loppemarked
  • Overvåget P-plads under Tunø Festivalen
  • Hou Havnefest - hvert år den 2. weekend i juli

”Det skal være sjovt!”

Sådan siger Jon Jensen, formand for Hou Hallens Venner, igen og igen, og han mener det alvorligt. Gennem 30 år har han har været en af drivkræfterne bag venneforeningen, som har organiseret initiativerne og tjent mere end 3 millioner kroner til Hou Hallen og til andre foreninger i området. Indtjeningen kommer først og fremmest fra Hou Havnefest, der trækker mange til byen hvert år den anden weekend i juli fra fredag kl. 18 til søndag kl. 16.

 ”Man skal behandle dem, der er med, respektfuldt. Det er vigtigt. På et tidspunkt var det moderne at lave fine organisationsplaner. Det har jeg aldrig gået ind for. Det er ikke det, der skaber engagement,” siger Jon Jensen, der her fortæller om organiseringen af Hou Havnefest:

Styregruppen

I spidsen for Hou Havnefest står en styregruppe på 8 personer. Gruppen holder møde en gang om måneden fra november og frem til havnefesten i juli.

”Styregruppen står for det overordnede og det meste af planlægningen,” fortæller Jon Jensen.

De første opgaver gruppen tager fat på, når de mødes i november er det omfattende musikprogram.

”I november har musikerne ikke kontrakt andre steder. Så musikken skal være på plads inden jul,” siger formanden.

I starten kan der også ligge en opgave i at rekruttere nye folk.

”Vi skal have fundet nye folk, der skal være med i styregruppen, når de rutinerede stopper. Sådan er det i år, og det tegner til, at vi også i år bliver en god trup,” siger Jon Jensen.

Læs også: Hver by har sin fest - om publikumsmagneten Hou Drop.

Ti arbejdsgrupper

De helt konkrete opgaver før, under og efter festen varetages af ti arbejdsgrupper, som hver består af 3 – 4 medlemmer med hver sin gruppeformand. De fleste af gruppeformændene er med i styregruppen. Dermed bindes opgaverne sammen.

Arbejdsgrupperne er:

  1. Telte: Det er egentlig to grupper: En til det store telt, Valhalla, og en til det mindre, Irish pub. Under disse grupper hører mad og drikkevarer.
  2. Udendørs underholdning: Det er for eksempel Hou Drop, armgang over havnen og Mini-Triathlon.
  3. Servicegruppen står for en info-bod og rengøring. Gruppen sørger også for at bringe forsyninger ud til teltene og til mobilbaren.
  4. Teknikgruppen klarer lys og lyd.
  5. PR og sponsorgruppen står for information og sponsorkontakter.
  6. Økonomigruppen starter med at udarbejde budgetter. De sørger for at de optrædende får deres betaling, og under festen samler de kontanter ind i boderne – en opgave, som er blevet mindre de seneste år, fordi mange bruger mobilepay.
  7. Baggagerumsmarked: Aktiviteten er forholdsvis ny og trækker en del folk til. Gruppen står for kontakt og aftaler med de handlende.
  8. Børneunderholdning er ansvarlige for sjov underholdning til både små og store børn. I år havde kreative folk fra byen opfundet Krabbeland for de mindre børn.
  9. Pladsindretning står for at planlægge indretningen af pladsen. De har også selv ansvaret for klargøring af pladsen herunder opstilling af telte, samt oprydning når festen er afsluttet.

Planlægningsgruppen

og når de mødes gives der en fælles briefing om, hvordan det går, ligesom grupperne inspirerer hinanden med gode ideer.

Opgavebeskrivelser

Ud fra devisen ”Folk skal vide, hvad de går ind til,” har arrangørerne udarbejdet opgavebeskrivelser, hjælpervejledninger og tidsplaner.

”Til dem, der tagar en barvagt, har vi udarbejdet en hjælpervejledning. Til dem, der er med i planlægning af lidt større opgaver, har vi lavet tidsplaner, så de kan se, hvornår en opgave skal løses. Tidsplanerne er vigtige, for ellers kan det skride,” siger Jon Jensen.

For nogle opgaver har de specifikt beskrevet, hvordan man løser dem, men det er primært tænkt som en guide, fordi arbejdet  – som formanden understreger – skal være sjovt og præges af de frivillige, der gør en indsats.

”Vil du løse opgaven på en anden måde end beskrevet, er det ok,” siger Jon Jensen.

150-200 frivillige hjælpere

”I store træk er det ikke så vanskeligt at rekruttere frivillige. Vi har lister over folk, der hjalp sidste år. Hvis nogen ikke kan, skal vi måske ud at spørge til sidst. Der har vi god gavn af de sociale medier, hvor vi hurtigt kan lave opslag, hvis vi mangler hænder. Så det går rimeligt med rekrutteringen,” vurderer Jon Jensen.

Flertallet af de 150-200 frivillige bruger typisk 3-4 timer på at give en hånd med. Nogle tager flere vagter. Formanden selv bruger adskillige hundrede timer, og så har han måske endda ikke medregnet de timer, han bruger på en opgave i regi af Hou Lokalråd. Alligevel giver han gerne idéen videre, for den virker i forhold til at trække nye ind i arbejdet:

Hou Lokalråd byder tilflyttere velkommen

Lokalrådet tager rundt og byder områdets nye borgere velkommen. Med sig har de en gave fra Brugsen og en fra den lokale slagter. Desuden udleveres publikationer fra lokale foreninger.

”Et halvt år før havnefesten smider Hou Hallens Venner en seddel i postkassen  hos tilflytterne. Vi skriver, at vi kan altid bruge nye folk, og at sommerfesten er en anledning til at komme ind i byens liv,” fortæller Jon Jensen.

”En del nye er kommet med på denne måde. Det kan skyldes, at når man flytter til et sted som Hou, så er det ofte fordi man kan lide det nære.”

Penge med nytteværdi

De penge, der kommer i kassen, når Hou Hallens Venner står bag, er direkte årsag til at hallen kunne udvide med et fitnesscenter.

”Fitnesscentret var ikke kommet uden vores indsats. De penge vi tjener nyder Hou Hallen godt af.

En del lokale foreninger og institutioner har også nydt godt af venneforeningens arbejde.

”Foreninger kan søge om penge, som vi så deler ud til Havnefesten. Senest har vi givet penge til Hou Skole. De mangler en skaterrampe og nye legeredskaber. Det var der ikke råd til i skolens budget, derfor dejligt at vi kunne hjælpe," siger Jon Jensen.

Styrker sammenholdet i byen

Om arrangementernes betydning for området siger Jon Jensen:

”Vi styrker sammenholdet i byen.”

Det lyder rigtigt, men også meget beskedent. For en, der ikke kommer fra lokalområdet kunne det snildt tilføjes, at specielt havnefesten og Hou Drop gør Hou kendt – også uden for kommunegrænsen, og involveringen af tilflyttere må være med til at give byen et image af et samfund med masser af nærvær.